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Bedienungsanleitung

-Software AG

Seite 2 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

Inhaltsverzeichnis 
1 EINLEITUNG ........................................................................................................... 5 
1.1 Installation des Programms ............................................................................................................... 5 
1.2 Starten des Programms ..................................................................................................................... 5 
1.2.1 Spracheinstellungen ............................................................................................................ 5 
1.2.2 Neues Passwort anfordern .................................................................................................. 5 
1.2.3 Support mit TeamViewer ..................................................................................................... 6 
1.2.4 Versionsinfo ......................................................................................................................... 6 
1.2.5 Software Update durchführen .............................................................................................. 6 
1.2.6 Newsletter ............................................................................................................................ 6 
1.2.7 Eigene E-Mail-Adresse und Mobile-Nummer ändern .......................................................... 6 
1.2.8 Bedienungsanleitungen ....................................................................................................... 6 
1.2.9 KiKartei beenden / schliessen.............................................................................................. 6 
2 ALLGEMEINES BEDIENUNGSKONZEPT ....................................................................... 7 
2.1 Eingabefelder ...................................................................................................................................... 7 
2.2 Tabellen ............................................................................................................................................... 9 
2.2.1 Tabellen sortieren ................................................................................................................ 9 
2.2.2 Tabellen filtern ..................................................................................................................... 9 
2.2.3 Felder verschieben und gruppieren ................................................................................... 10 
2.2.4 Spaltenbreite anpassen ..................................................................................................... 10 
2.2.5 Volltextsuche ...................................................................................................................... 10 
2.2.6 Kontextmenü öffnen ........................................................................................................... 10 
2.3 Verwaltungsordner ........................................................................................................................... 11 
2.3.1 Verwaltungsordner ein- und ausklappen ........................................................................... 11 
2.3.2 Gruppenhierarchie auf- und zuklappen ............................................................................. 11 
3 HAUPTFENSTER ................................................................................................... 12 
4 PERSONENDATEN ................................................................................................. 13 
4.1 Navigation Personendaten .............................................................................................................. 13 
4.1.1 Filter für die Personensuche .............................................................................................. 13 
4.1.2 Filter für die Personensuche löschen ................................................................................ 13 
4.1.3 Verwaltungsordner Personendaten ................................................................................... 13 
4.1.4 Anzahl Haushalte / Personen ............................................................................................ 14 
4.1.5 Befehlsleiste der Personendaten ....................................................................................... 14 
4.1.6 Haushaltsdaten (oberer Teil des Datenbereichs) .............................................................. 17 
4.1.7 Personendaten (unterer Teil des Datenbereichs) .............................................................. 17 
4.2 Personenübersicht ........................................................................................................................... 18 
4.3 Personendaten Eingabefelder ......................................................................................................... 18 
4.3.1 Kommunikation: Publikation / Postsperre / Auskunftssperre ............................................. 18 
4.3.2 Pastoraldaten / Kasualien (Verwaltung der Bibelsprüche) ................................................ 19 
4.4 Personen – weitere Register ............................................................................................................ 20 
4.4.1 Register Gruppen ............................................................................................................... 20 
4.4.2 Register Journal ................................................................................................................. 20 
4.4.3 Register Historie ................................................................................................................ 21 
4.4.4 Register Mutationen ........................................................................................................... 21

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4.4.5 Register Dokumente .......................................................................................................... 21 
4.5 Mutationen ......................................................................................................................................... 22 
4.5.1 Zuzug Mitglied (manuelle Erfassung) ................................................................................ 22 
4.5.2 Erfassen Nichtmitglieder in neuen Haushalt ...................................................................... 22 
4.5.3 Erfassen Nichtmitglieder in bestehenden Haushalt ........................................................... 23 
4.5.4 Umzug innerhalb der Pfarrei / Kirchgemeinde ................................................................... 23 
4.5.5 Zusammenzug von mehreren Personen ........................................................................... 23 
4.5.6 Wegzug Haushalt oder Haushaltsmitglied ......................................................................... 23 
4.5.7 Archivierung Haushalt oder Haushaltsmitglied .................................................................. 23 
4.5.8 Haushaltsmitglied als kein Kirchgemeindemitglied setzen ................................................ 23 
4.5.9 Haushaltsmitglied tritt aus der Kirche aus / wechselt die Konfession................................ 23 
4.5.10 Haushaltsmitglied ist gestorben ......................................................................................... 24 
4.5.11 Wiederzuzug Haushaltsmitglied bei manuellem Import ..................................................... 24 
4.5.12 Person als Extern kopieren bei automatischem Import ..................................................... 24 
4.5.13 Zustelladresse erstellen / löschen...................................................................................... 24 
4.5.14 Kontaktadresse erstellen / löschen .................................................................................... 25 
4.5.15 Versand Kategorie erstellen ............................................................................................... 25 
4.5.16 Search.ch ........................................................................................................................... 25 
4.5.17 Freigabe Externe Adressen ............................................................................................... 26 
4.6 Übersicht ........................................................................................................................................... 26 
4.6.1 Übersicht Personen ........................................................................................................... 26 
4.6.2 Beziehungen anzeigen ...................................................................................................... 27 
4.6.3 Paar- und Elternbeziehung (Familienbeziehung) erstellen / ändern ................................. 27 
4.7 Ausgabe ............................................................................................................................................. 28 
4.7.1 Berichte → Ausdrucke Haushaltskarten ............................................................................ 28 
4.7.2 E-Mail an Familie / Haushaltsmitglied senden ................................................................... 28 
4.7.3 Statistik erzeugen .............................................................................................................. 28 
4.7.4 Ereignisse .......................................................................................................................... 28 
5 GRUPPENVERWALTUNG ........................................................................................ 29 
5.1 Befehlsleiste der Gruppenverwaltung ............................................................................................ 29 
5.2 Gruppen erstellen ............................................................................................................................. 31 
5.3 Gruppenordner verwalten ................................................................................................................ 31 
5.3.1 Gruppensymbole ................................................................................................................ 32 
5.4 Ansichten ........................................................................................................................................... 32 
5.4.1 Ansichten für die Gruppentabellen verwalten .................................................................... 32 
5.4.2 Ansichten der Gruppentabellen erstellen / ändern ............................................................ 32 
5.4.3 Ansichten der Gruppentabellen konfigurieren ................................................................... 33 
5.5 Gruppen ............................................................................................................................................. 33 
5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten ............................................................................................. 33 
5.5.2 Historie anzeigen und Edit-Modus ..................................................................................... 34 
5.6 Regelbasierte Gruppen verwalten ................................................................................................... 34 
5.6.1 Regeln anzeigen / definieren ............................................................................................. 35 
5.6.2 Regeln mit «Und»- oder «Oder»-Verknüpfungen .............................................................. 35 
5.6.3 Gleichen Feldwert bei allen Gruppenmitgliedern setzen ................................................... 36 
5.7 Export ................................................................................................................................................. 36 
5.7.1 Export Gruppenmitglieder nach Excel ............................................................................... 36 
5.7.2 Export Gruppenmitglieder nach Word ............................................................................... 36 
5.7.3 Word- und Excel-Vorlagen verwalten ................................................................................ 37 
5.7.4 Mailversand an Gruppenmitglieder .................................................................................... 37

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5.7.5 Synchronisation mit Outlook-Kontaktordner ...................................................................... 37 
5.7.6 Konfiguration Zeitungsdruck .............................................................................................. 37 
5.7.7 Export Adressen für den Zeitungsdruck ............................................................................ 38 
5.7.8 Versandprotokolle .............................................................................................................. 38 
5.8 Quittung Listenausgabe und Protokoll (nur Freiburg) ................................................................. 40

Beachten Sie auch unsere Webseite www.kikartei.ch. 
Die Bildschirmausschnitte stammen aus verschiedenen Versionen von KiKartei.

Unsere Support-Zeiten sind: 
Montag bis Freitag von 8:00 bis 12:00 und von 13:30 bis 17:00

Sie erreichen uns: 
:  [phone] 
: [e-mail]

Zusatzmodule zum Programm KiKartei  
• Raum- und Terminverwaltung / Schlüsselverwaltung 
• Kursverwaltung 
• Dokumentenverwaltung 
• Protokollverwaltung 
• Jahrzeit-Stiftungen 
• Website 
• Zeiterfassung 
• Newsletter 
• Sozialdienste 
• Spendenverwaltung 
• Steuerverwaltung 
• App für Smartphone

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1 Einleitung 
1.1 Installation des Programms 
Im Kundenportal der Website KW-Software AG: https://kikartei.ch/mitgliederbereich/ kann 
das «Programm KiKartei 64 bit» heruntergeladen und installiert werden.

Kundenlogin: 
Das Passwort wurde Ihnen zusammen mit 
Ihren Benutzerdaten zugesendet. Sollten 
Sie jedoch keinen Zugriff mehr auf das er-
wähnte Mail haben, können Sie das Pass-
wort, jederzeit bei unserem Support-Team 
anfordern.  

Hinweis: Für die Installation der KiKartei 
brauchen Sie Administrationsrechte. 
1.2 Starten des Programms 
Doppelklick auf das Symbol KiKartei        → das Anmeldefenster öffnet sich:

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Mit «Anmelden» öffnet sich das 
Programm. 
Danach wird ein SMS-Code verlangt, sofern die SMS-Aktivierung eingeschaltet ist.

Hinweis: Bei der Erstanmeldung müssen Sie zuerst das Passwort anfordern, siehe 1.2.2 
Neues Passwort anfordern. Der Benutzername wird Ihnen vorgängig zugestellt. 
1.2.1 Spracheinstellungen 
Über das Symbol                       im Anmeldefenster kann temporär die Sprache umgestellt 
werden.

Im Verwaltungsordner Stammdaten kann im Register Benutzerdaten die Sprache eingestellt 
werden. 
1.2.2 Neues Passwort anfordern 
Das Passwort kann nur mit Angabe des Benutzernamens angefordert werden. Es wird ein  
E-Mail mit einem temporären Passwort an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.  
Bei der Anmeldung legen Sie dann Ihr eigenes Passwort unter Beachtung der angegebenen 
Passwort-Regeln fest. 
Wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, kontaktieren Sie unseren Support.

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1.2.3 Support mit TeamViewer 
Benötigen Sie Hilfe, starten Sie bitte vorgängig den TeamViewer und rufen uns an unter +41 
56 245 86 66. Geben Sie auf Verlangen die ID und das Kennwort bekannt. 
Der TeamViewer kann über das Anmeldefenster oder in der Menüleiste unter Hilfe aufgeru-
fen werden. 
1.2.4 Versionsinfo 
Hier haben Sie eine Übersicht über die Erweiterung des Programms. 
Die Versionsinfo kann über das Anmeldefenster oder in der Menüleiste unter Hilfe aufgeru-
fen werden. 
1.2.5 Software Update durchführen 
Liegen Programmerneuerungen vor, wird der Eintrag «Software Update durchführen» bei 
der Anmeldemaske eingeblendet. Durch Anklicken kann das Update der KiKartei angestos-
sen werden, und es wird die neuste Version der Software installiert (siehe Versionsinfo).  
Das Software-Update kann über das Anmeldefenster oder über die Website durchgeführt 
werden. 
1.2.6 Newsletter 
Während dem Laden der Mitgliederdaten können Sie den Newsletter abonnieren. Wenn 
noch keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, müssen Sie diese zuerst eingeben.  

Im Verwaltungsordner Stammdaten im Register Benutzerdaten können Newsletter-Häk-
chen und E-Mail-Adresse für den Newsletter ebenfalls gesetzt werden. 
1.2.7 Eigene E-Mail-Adresse und Mobile-Nummer ändern 
Im Verwaltungsordner Stammdaten im Register Benutzerdaten können E-Mail-Adresse und 
Mobile-Nummer geändert werden.

Hinweis: Beim Ändern der E-Mail-Adresse oder der Mobile-Nummer wird diese mit einem 
Code überprüft. 
1.2.8 Bedienungsanleitungen 
In der Menüleiste unter Hilfe können Sie die verschiedenen Bedienungsanleitungen aufru-
fen. 
1.2.9 KiKartei beenden / schliessen 
Um das Programm KiKartei zu beenden bzw. sich abzumelden, oben rechts das Schliessen-
Symbol             anklicken.

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2 Allgemeines Bedienungskonzept 
2.1 Eingabefelder 
Textfeld:

Textfeld mit Lupe:  
Mutter/Vater: Die Lupe verweist auf die Eltern. Mit Klick wird auf diese Person gewechselt.

Auswahlfeld: 
(Fixe Vorgabe)

Auswahlfeld mit Lupe:  
Zivilstand: Die Lupe verweist auf den Partner. Mit Klick wird auf diese Person gewechselt.

Auswahlfeld: (dynamisch)  
Hier können bereits erfasste Texte ausgewählt oder neue Texte direkt eingegeben werden. 
Neue Eingaben werden gespeichert und beim nächsten Mal erneut angezeigt.

Ein Doppelklick öffnet ein neues Fenster, in dem die Texte bearbeitet oder zusammenge-
führt werden können. Die Änderungen gelten für alle betroffenen Personendaten.

In diesem Bespiel wird «Pater Fromm» durch «Pfarrer Muster» ersetzt. 
 

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Bibeltexte: 
Das Fenster zur Verwaltung der Bibeltexte kann auch durch einen Doppelklick auf das Aus-
wahlfeld geöffnet werden. Änderungen werden dabei ebenfalls für alle betroffenen Perso-
nendaten übernommen.

Datumfeld: 
(Das Datum kann auch 
direkt eingegeben  
werden)

Feld in Grau: 
(Wert nicht änderbar)

Feld in Gelb: 
Feld wird bei Änderungen gelb markiert, wenn die Daten automatisch importiert werden. Die 
gelbe Farbe bleibt so lange bestehen, bis der Wert mit dem des automatischen Imports 
übereinstimmt. Ausnahme: Die Felder Strasse und PLZ / Ort werden bei einem Umzug 
immer aktualisiert.

Spezialfeld PLZ/Ort: 4.1.6 Haushaltsdaten (oberer Teil des Datenbereichs) 
Spezialfeld Spruch: 4.1.7 Personendaten (unterer Teil des Datenbereichs) 

Hinweis: Sobald Sie eine Eingabe bei den Personendaten gemacht haben, ist der Wert 
gespeichert. Darum gibt es für die Daten keinen Speicherbefehl.  

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2.2 Tabellen 
Ansichten und Bearbeitungsmöglichkeiten: 
• Tabellen sortieren und filtern 
• Felder verschieben und gruppieren 
• Spaltenbreite anpassen 
• Volltextsuche 
• Kontextmenü öffnen 
2.2.1 Tabellen sortieren

orange Überschrift, wenn 
sortiert.

• Mit Klick auf die Überschrift wird die Spalte zuerst aufsteigend und mit einem zweiten 
Klick absteigend sortiert. Mit einem erneuten Klick ist die Sortierung aufgehoben. 
• Mit gedrückter Shift-Taste und Klick auf die Überschriften können mehrere Spalten sor-
tiert werden. Die Reihenfolge wird in der Überschrift nummeriert.

2.2.2 Tabellen filtern 
Mit Klick auf das Filtersymbol öffnet sich das Filtermenü. 
Bei gelbem Filtersymbol ist ein Filter gesetzt.

Text-Filter / Datum-Filter Datum-Filter Gruppenansicht

1. Möglichkeit: Einzelne Werte aus-
wählen 
2. Möglichkeit: Es können zwei Filter-
kriterien formuliert werden, welche 
die Werte in dieser Spalte erfüllen 
müssen.  

Sinnvolle Auswahlen:  
• «enthält»: Bei Strassennamen «weg». 
Alle Strassen, die den Wortteil «weg» enthalten, werden angezeigt. 
• «beginnt mit»: Bei Strassennamen «Mattenweg». 
Alle Strassen, die mit dem Wortteil «Mattenweg» beginnen, werden angezeigt. 
• «gleich»: Strassenname «Mattenweg 20» 
Alle Personen, die an dieser Adresse wohnen, werden angezeigt. 
• «grösser gleich» und «kleiner gleich»: bei Datumsfeldern 01.08.2004 / 31.07.2005. 
Alle Datensätze, die zwischen diesen Daten liegen, werden angezeigt.

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2.2.3 Felder verschieben und gruppieren 
Jede Tabelle kann nach den Werten einer beliebigen Spalte gruppiert werden, z.B. wenn 
man wissen will, wie viele Personen an einem Ort wohnen: 
Gruppieren: Mit dem Mauszeiger die 
Überschrift packen und ins darüber lie-
gende graue Feld ziehen. 
Verschieben: Mit dem Mauszeiger die 
Überschrift packen und am gewünsch-
ten Ort loslassen.

Gruppierung löschen: 
Das Feld «PLZ/Ort» im grauen Be-
reich packen und mit «Drag&Drop» 
nach unten ziehen, oder auf «x» kli-
cken.

Hinweis: Die Gruppierung wird beim Export nach Excel nicht angewendet.

2.2.4 Spaltenbreite anpassen

Mit dem Mauszeiger den Spal-
tenrand packen und verschie-
ben. Mit Doppelklick auf den 
Spaltenrand wird die Breite au-
tomatisch eingestellt.

2.2.5 Volltextsuche 
Hilfe zur Volltextsuche siehe Hilfebutton (i)

2.2.6 Kontextmenü öffnen 
Mit rechter Maustaste das Kontextmenü öffnen.

Hinweis: In den Bildschirm-Ausschnitten 
dieser Anleitung ist das jeweilige Kontext-
Menü eingeblendet.

Wichtig: Das Kontextmenü ist in mehreren 
Bereichen der KiKartei anwendbar.

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2.3 Verwaltungsordner 
2.3.1 Verwaltungsordner ein- und ausklappen

2.3.2 Gruppenhierarchie auf- und zuklappen

Liste geschlossen 
(mit Klick auf Pfeil → Liste wird geöffnet)

Liste offen 
(mit Klick auf Pfeil → Liste wird geschlossen)

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3 Hauptfenster 
Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das KiKartei-Hauptfenster.

Beschreibung des Hauptfensters: 
• Programmleiste: Version der KiKartei, Name der Kirchgemeinde, Name der Landeskir-
che und Benutzername. 
• Menüleiste: Umschalten der verschiedenen Menüs 
• Befehlsleiste: Aktion für die jeweilige Anwendung 
• Verwaltungsordner: Umschalten der verschiedenen Anwendungen (Personendaten, 
Gruppen, Kursverwaltung usw.) 
• Datenbereich: Anzeige und Bearbeitung der Daten des Haushalts und der Personen

Menüleiste

Verwaltungs-
ordner

Programmleiste

                                                                        Befehlsleiste

Datenbereich

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4 Personendaten 
In diesem Fenster können die Haushalts- und Personendaten verwaltet werden. 
4.1 Navigation Personendaten 
4.1.1 Filter für die Personensuche

Der Filter kann auf individuelle Bedürfnisse eingestellt werden. Die gewünschten Suchfel-
der können in der Filterliste über                aktiviert werden. Die Anzahl der Suchfelder ist 
auf 6 beschränkt.               
Diese Einstellung wird pro Benutzer gespeichert.

Die Anzahl der gefundenen Personen wird in 
Klammern hinter «Filter» im Verwaltungsordner 
angezeigt und die Personen werden darunter auf-
gelistet.

Wenn die Checkbox «Enthält» aktiviert ist, wird nach Wortteilen gesucht. 
Wenn die Checkbox «Enthält» nicht aktiviert ist, wird nur nach ganzen Wör-
tern gesucht. 
4.1.2 Filter für die Personensuche löschen 
Durch Anklicken des         werden alle Filter-Eingaben gelöscht. 
4.1.3 Verwaltungsordner Personendaten 
Mit Klick auf eine bestimmte Person in der 
Liste werden rechts im Datenbereich alle zu-
gehörigen Personendaten dargestellt.

Mit Klick auf die Gruppe wird die Anzahl in 
Klammer angezeigt.

Bei der Anzeige <1-500> sind weitere Daten mit Anklicken ersichtlich, es werden immer 
höchstens 500 angezeigt, , zurück wieder auf die ersten, anklicken.

-Software AG

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4.1.4 Anzahl Haushalte / Personen 
Rechts neben dem Filter-Feld ist die Anzahl der Haushalte und Personen ersichtlich (Kirch-
gemeindemitglieder), mit Mouseover werden auch die Zahlen im Archiv angezeigt.

4.1.5 Befehlsleiste der Personendaten

Befehlsleiste: Ansichten 
Auswahl der Kirchgemeinden / Pfarreien je nach Berechtigung 
 

Umschalten der Ansichten zwischen «Aktive Daten» und «Alle Da-
ten». Dabei wird die Ansicht um die Archiv-Felder erweitert.

Refresh: Die Daten werden neu vom Server heruntergeladen

Übersicht Personen: Öffnet ein Fenster mit einer Übersicht der 
zuletzt geöffneten bzw. geänderten Personen 
Beziehungen erstellen: Paar- und Elternbeziehung erstellen / än-
dern

Beziehungen anzeigen: Grafische Darstellung der Paar- und El-
ternbeziehung (Familienbeziehung)

Befehlsleiste: Haushalt 
Mutation Zuzug (Erstellt einen neuen Haushalt) 
4.5.1 Zuzug Mitglied 
Neu (freie Mutation) 
4.5.2 Erfassen Nichtmitglieder

Mutationen Wegzug, Archivierung und Mitgliederstatus 
4.5.6 Wegzug Haushalt oder Haushaltsmitglied  
4.5.7 Archivierung Haushalt oder Haushaltsmitglied  
4.5.8 Haushaltsmitglied als kein Kirchgemeindemitglied setzen 
Mutation Wiederzuzug 
4.5.11 Wiederzuzug Haushaltsmitglied

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 15 von 40

Löscht einen ganzen Haushalt oder eine Einzelperson (wenn allein 
in der Haushaltskarte) mit allen Daten. Diese Funktion löscht wirk-
lich alle Daten und ist vor allem für Fehleinträge gedacht. Ge-
löschte Daten werden nicht ins Archiv verschoben. 
KW-Software AG kann die Daten wiederherstellen. 
Suchen von Personen im Online-Verzeichnis search.ch

Beim Export von Adressdaten nach Excel oder für einen Serienbrief 
wird die Versandkategorie abgefragt. Falls keine Kategorie definiert 
wurde, wird für Zustelladressen automatisch die Kategorie „Zustella-
dresse“ und für Kontaktadressen die Kategorie „Kontaktadresse“ 
verwendet. 
Ein Doppelklick auf das Feld „Kategorie“ öffnet ein neues Fenster, in 
dem neue Kategorien eingegeben werden können. Danach kann die 
gewünschte Kategorie ausgewählt und beim Export angewendet 
werden. Die neu erfassten Kategorien gelten sowohl für Zustellad-
ressen als auch für Kontaktadressen. 
Search.ch

Google Maps wird mit der Adresse des Haushaltes geöffnet

Befehlsleiste: Personen 
Mutation Zuzug 
4.5.1 Zuzug Mitglied (manuelle Erfassung) 
Beitritt: bei Konfessionswechsel (Registereintrag Historie) 
Geburt: Eintrag von Neugeborenen (Registereintrag Historie) 
Neu (freie Mutation) 
4.5.2 Erfassen Nichtmitglieder in neuen Haushalt 
4.5.3 Erfassen Nichtmitglieder in bestehenden Haushalt  
Auszug neue Adresse: Auszug eines Haushaltsmitgliedes an eine 
neue Adresse innerhalb der Pfarrei / Kirchgemeinde. 
Mit diesem Befehl wird eine neue Haushaltskarte mit dieser Person 
erzeugt. Die Adresse kann danach geändert werden. 
Beispiel: Auszug eines Kindes innerhalb der Pfarrei / Kirchge-
meinde. 
Zusammenzug bestehende Adressen: 
4.5.5 Zusammenzug von mehreren Personen 
Zustelladresse:  
4.5.13 Zustelladresse erstellen / löschen 
Kontaktadresse:  
4.5.14 Kontaktadresse  
Adresszeilen aktualisieren: Aus den Personendaten werden die 
Adresszeile 1 und Adresszeile 2 generiert.

-Software AG

Seite 16 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

Haushalt aktualisieren: Versucht aus den Personendaten Paar- 
und Elternbeziehung zu erstellen. 
Als Kollektivhaushalt markieren: gilt für Wohn- und Pflegeheime, 
oder Wohngemeinschaften (WG). Alle Personen bekommen einen 
eigenen Haushalt (ausser Ehepaare). 
Adresse freigeben:  
4.5.17 Freigabe Externe Adressen 
Freigegebene Adressen anzeigen:  
4.5.17 Freigabe Externe Adressen  
Datenfreigabe Webseite einschalten: 
Mutationen Wegzug, Archivierung und Mitgliederstatus 
4.5.6 Wegzug Haushalt oder Haushaltsmitglied  
4.5.7 Archivierung Haushalt oder Haushaltsmitglied  
4.5.8 Haushaltsmitglied als kein Kirchgemeindemitglied setzen 
Mutation Kirchenaustritt: 
4.5.9 Haushaltsmitglied tritt aus der Kirche aus / wechselt die Kon-
fession 
Mutation Todesfall: 
4.5.10 Haushaltsmitglied ist gestorben 
Mutation Wiederzuzug 
4.5.11 Wiederzuzug Haushaltsmitglied 
Löscht eine Person aus dem Haushalt. Ist nur eine Person im 
Haushalt, werden auch die Haushaltsdaten gelöscht.  
Diese Funktion löscht wirklich alle Daten und ist vor allem für Feh-
leinträge gedacht. Gelöschte Daten werden nicht ins Archiv ver-
schoben. 
KW-Software AG kann die Daten wiederherstellen. 
Pro Person kann ein Portraitfoto hinzugefügt oder wieder gelöscht 
werden. 
Das Foto kann über die Ansicht in eine Gruppentabelle integriert 
werden und wird auch beim Export nach Excel unterstützt.

Befehlsleiste: Daten 
Berichte: 
4.7.1 Berichte → Ausdrucke Haushaltskarten 
Vorlagen: Das Dokument (Vorlage) wird mit Adressdaten der aus-
gewählten Person geöffnet. 
E-Mail an: 
4.7.2 E-Mail an Familie / Haushaltsmitglied senden  
Statistik erzeugen:  
4.7.3 Statistik erzeugen 
Ereignisse:  

-Software AG

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4.7.4 Ereignisse  
Einlesen der von der Gemeinde gelieferten Adressmutationen.

Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn ein automati-
scher Import mit der Einwohnerkontrolle vereinbart wurde.

Befehlsleiste: Versand 
Das Symbol zeigt den Status an, ob der Haushalt in der manuellen 
Gruppe Kirchenzeitung vorhanden ist.  
Die Gruppen die als Kirchenzeitung markiert sind, werden hier als 
Button dargestellt. 
5.7.7 Export Adressen für den Zeitungsdruck 
4.1.6 Haushaltsdaten (oberer Teil des Datenbereichs) 
Hier werden die Haushaltsdaten bzw. die Haushaltsadresse eingetragen.  
Hinweis: Die Adresszeilen 1 und 2 müssen nicht erfasst werden. Sie werden aus den Per-
sonendaten generiert (beim Import von der kantonalen Plattform, von der Einwohnerkon-
trolle oder bei manuellen Mutationen).

Eingabefeld PLZ / Ort 
• Ort im Inland: Alle Ortschaften sind im Auswahlmenü vorhanden. 
• Ort im Ausland: Manuelle Erfassung mit Doppelklick auf das Eingabefeld 
 

o PLZ und Ort erfassen 
o Länderauswahl zwingend, sind im Auswahl-
menü vorhanden

o Ort(e) ersetzen durch: Bereinigung von feh-
lerhaften Ortschaften nach der Datenüber-
nahme von anderen Software-Lösungen.

4.1.7 Personendaten (unterer Teil des Datenbereichs) 
• Register Personendaten 
o Personenübersicht siehe auch 4.2 Personenübersicht

-Software AG

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o Personendaten / Kommunikation / Pastoraldaten oder Kasualien

• Register Gruppen 
• Register Journal 
• Register Dokumente 
• Versandprotokoll (Auf Wunsch der Pfarrei/Kirchengemeinde) 
• Register Historie 
• Register Mutationen 
4.2 Personenübersicht 

Grüner Kreis → Aktives Mitglied / Kirchgemeindemitglied 
Blaues Quadrat → Nicht-Mitglied der Kirchgemeinde 
Graues Quadrat → Nicht-Mitglied, im Archiv

Schwarzes Kreuz → verstorbenes Kirchgemeindemitglied 
Graues Kreuz → verstorbenes Nicht-Mitglied

Kirche mit Verbotstafel → ausgetreten, im Archiv 
Kirche mit rotem Kreuz → ausgetreten, aktiv

Farbiges Exit-Symbol → Wegzug Kirchgemeindemitglied 
Schwarz/Weiss Exit-Symbol → Wegzug Nicht-Mitglied

Aktive Adresse (Link) aus einer anderen Kirchgemeinde / Pfarrei 
Archiv Adresse (Link) aus einer anderen Kirchgemeinde / Pfarrei

Vermerk H (Herr) und F (Frau) aufgrund des Eintrags Personentyp «Erwachsen» 
Vermerk V (Vater) und M (Mutter) aufgrund des Eintrags Personentyp «Eltern» 
4.3 Personendaten Eingabefelder 
4.3.1 Kommunikation: Publikation / Postsperre / Auskunftssperre 
Publikation: Ja (Standard) / Nein 
• Die Bekanntgabe von Jubilaren (runden Geburts- oder Hochzeitstagen) in Publikations-
organen ist nur mit Zustimmung der betroffenen Personen zulässig. 
• In manuellen, wie auch in regelbasierten Gruppen werden auch diese Personen ange-
zeigt. Beim Export (Excel / Word) können Sie entscheiden, ob diese Personen expor-
tiert werden sollen.

Postsperre: Leer (Standard) oder Nein / Ja 
• Postsperre Ja: Zustellung von Post ist ausdrücklich nicht erwünscht. Trotzdem zugestellt 
wird gesetzlich begründete Post aus dem Stimmregister (Einladung Kirchgemeindever-
sammlung). Ausnahme: schriftlich formuliertes Zustellverbot des Mitglieds.  

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 19 von 40

• In manuellen, wie auch in regelbasierten Gruppen, werden diese Personen auch ange-
zeigt. Beim Export (Excel / Word) können Sie entscheiden, ob diese Personen exportiert 
werden. 
• Dies hat nichts mit der betreibungsamtlichen Postsperre zu tun.

Auskunftssperre: Nein (Standard) / Ja 
• Es dürfen keine Daten zu dieser Person herausgegeben werden. Die Auskunftssperre 
wird beim Datenimport gesetzt, kann aber auch manuell auf Ja gesetzt werden. 
• Eine vollständige Auskunftssperre verbietet der Einwohnerkontrolle jegliche Auskunfts-
gabe über die Personendaten inkl. Adresse. Diese Datensperre empfiehlt sich vor allem 
bei Bedrohung oder Verfolgung. Wenn eine Auskunftssperre besteht, werden auch dann 
keine Auskünfte erteilt, wenn die Herausgabe im Sinne der nachgefragten Person sein 
könnte (beispielsweise bei Anfragen für die Organisation von Klassenzusammenkünften 
oder zur Kontaktaufnahme früherer Bekannter). 
In manuellen, wie auch in regelbasierten Gruppen werden diese Personen auch ange-
zeigt. Beim Export (Excel / Word) können Sie entscheiden ob diese Personen exportiert 
werden.

Taufe Pate 1/2/3/4:  
• Wir empfehlen im Datenfeld zusätzlich zum Namen, die Konfession des jeweiligen Pa-
ten einzutragen und dies mit einem Komma zu trennen. 
4.3.2 Pastoraldaten / Kasualien (Verwaltung der Bibelsprüche)

Ein Fenster für die Verwaltung der Bibelsprüche öffnet sich.

-Software AG

Seite 20 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

4.4 Personen – weitere Register 
4.4.1 Register Gruppen

Folgende Mutationen sind möglich: 
• Person einer manuellen Gruppe zuordnen (Das Eintrittsdatum wird auf das heutige 
Datum gesetzt)  
andere Möglichkeit: siehe 5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten 
• Gruppeneintrag löschen (das Austrittsdatum wird auf das heutige Datum gesetzt) 
• Ein- und Austrittsdatum ändern (Historie muss eingeblendet sein) 
• Historie ein- und ausblenden (gelöschte Gruppeneinträge werden violett angezeigt) 
• Funktion: Feld ist direkt editierbar. 
• Bemerkung: Feld ist direkt editierbar.

Hinweis: Regelbasierte Gruppeneinträge können nicht manuell gelöscht werden, da 
diese automatisch aktualisiert werden. 
4.4.2 Register Journal 
Im Journal können z.B. Telefongespräche oder persönliche Treffen eingetragen werden.

• Datum: Aktuelles Datum wird gesetzt, kann geändert werden. 
• Betrifft: richtige Person auswählen. 
• Text: Journaleintrag eingeben. 
• Sichtbar für alle: Der Eintrag ist nur für andere sichtbar, wenn man «Sichtbar für alle» 
aktiviert. 
• Benutzer: Name des Benutzers, der den Journaleintrag gemacht hat.

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 21 von 40

4.4.3 Register Historie

Fol-

gende Geschäftsfälle werden hier aufgelistet: 
• Konfessionswechsel: Datum, neue Konfession 
• Zivilstand: Datum, neuer Zivilstand 
• Geburt: Datum und Geburtsort 
• Todesfall: Sterbedatum, Sterbeort, Bestattung am, Ort, Art und Seelsorger 
• Wegzug: Wegzugdatum, Zielort und Strasse 
• Zuzug: Zuzugsdatum, Herkunftsort 
• Wiederzuzug: Zuzugsdatum, Herkunftsort 
• Umzug: Umzugsdatum, vorhergehender Ort, Strasse 
• Aufenthalt: Datum und Status 
4.4.4 Register Mutationen 
Im Register «Mutationen» werden alle Mutationen / Änderungen der Personendaten ange-
zeigt. Man kann genau verfolgen, wer wann was geändert hat. 
• Datum: Mutationsdatum 
• Wer: Benutzer, welcher die Änderung gemacht hat (Benutzername KiKartei) 
• Wen: Welche Person betrifft die Änderung 
• Was: Art der Mutation 
• Alter Wert: vorheriger Inhalt 
• Neuer Wert: aktueller Inhalt

4.4.5 Register Dokumente 
In diesem Register hat man die Möglichkeit, Dokumente zu diesem Haushalt bzw. dieser 
Person zu hinterlegen, z.B. um einen Neuzuzüger-Brief an einen einzelnen Haushalt / Per-
son zu senden.

Vorlagen verwalten 
Siehe 5.7.3 Word- und Excel-Vorlagen verwalten 
Hinweis: Anleitung und Beispiele von Serienbriefen sind im Menü «Hilfe» unter 
«Bedienungsanleitungen» zu finden.

Dokument erstellen

Das Dokument wird mit Adressdaten der ausgewählten Person 
generiert und im Register Dokumente abgelegt.

Hinweis: Man kann auch bereits auf dem PC vorhandene Do-
kumente mit Drag&Drop in die Dokumentenverwaltung abspei-
chern. Es können alle Dokumententypen abgelegt werden. 
 
Danach auswählen, welche Person es betrifft:

-Software AG

Seite 22 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

Dokumente können auch per E-Mail als Anhang direkt aus der KiKartei gesendet werden. 
Sofern beim Haushalt oder bei der Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, erscheint im 
Kontextmenü der Eintrag «Senden an»:

Dokumente können mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü «Dokument öffnen» 
geöffnet werden. 
Über «Dokument löschen» kann mit einem Klick das ausgewählte Dokument gelöscht wer-
den. 
4.5 Mutationen 
In den Kantonen Aargau, Baselland, Baselstadt, Luzern, Freiburg und Zürich müssen keine 
Adressmutationen der Mitglieder eingegeben werden, da diese Angaben von der Einwoh-
nerkontrolle über die kantonalen Plattformen geliefert werden. Das Gleiche gilt für Kirchge-
meinden, welche Importdateien von der Einwohnerkontrolle erhalten. 
4.5.1 Zuzug Mitglied (manuelle Erfassung) 
Im neu geöffneten Fenster können die Zuzugsdaten sowie die neue Ad-
resse erfasst werden. Zusätzlich wird ein Zuzug-Eintrag im Register His-
torie erstellt.

Nicht vergessen: Nach der Eingabe der Konfession muss die Person 
als Kirchgemeindemitglied aktiviert werden.

Weitere Personen können über den Button «Neu» dem aktuellen Haushalt 
hinzugefügt werden.  

Hinweis: Geben Sie zuerst alle Personendaten (aller Haushaltsmitglieder) 
ein und klicken Sie danach in der Befehlsleiste unter «Adresse» auf 
«Adresszeilen aktualisieren». Es werden die Felder Adresszeile 1 und 
Adresszeile 2 sowie die Beziehungen im Haushalt erstellt. 
4.5.2 Erfassen Nichtmitglieder in neuen Haushalt 
Es wird eine neue Haushaltskarte erstellt. 
Beispiel: Erfassung von Freiwilligen Mitarbeitern, externen Schülern oder 
externen Empfängern der Kirchenzeitung.

Weitere Personen können über den Button «Neu» in den aktuellen Haus-
halt hinzugefügt werden.  

Hinweis: Geben Sie zuerst alle Personendaten (alle Haushaltsmitglieder) 
ein und klicken Sie danach in der Befehlsleiste unter «Adresse» auf 
«Adresszeilen aktualisieren». Es werden die Felder Adresszeile 1 und 
Adresszeile 2 sowie die Haushaltsbeziehungen erstellt.

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 23 von 40

4.5.3 Erfassen Nichtmitglieder in bestehenden Haushalt 
Vervollständigung der Familie mit Nichtmitgliedern. 
Beispiel: Erfassen von Eltern mit anderer Konfession für die Anschrift von minderjährigen 
Kindern oder Korrespondenz an beide Elternteile.

Hinweis: Bei den Kindern sollten die Namen der Eltern in den Feldern Mutter / Vater sowie 
bei den Eltern das Geschlecht und auch das Geburtsdatum erfasst sein, damit bei der Ak-
tualisierung der Adresszeilen auch die Beziehungen automatisch erstellt werden (Befehls-
leiste unter «Adresse» auf «Adresszeilen aktualisieren» klicken).

Die Beziehungen können auch manuell erstellt werden, siehe 4.6.3 Paar- und Elternbezie-
hung (Familienbeziehung) erstellen / ändern. 
4.5.4 Umzug innerhalb der Pfarrei / Kirchgemeinde 
Beim Umzug des ganzen Haushaltes kann direkt die Strasse und wenn nötig PLZ / Ort an-
gepasst werden. Dadurch wird im Register Historie ein Umzug generiert. 
4.5.5 Zusammenzug von mehreren Personen 
Im neu geöffneten Fenster sucht man den Haushalt in den die 
aktuelle Person übernommen werden soll.

Bemerkung: Die aktuelle Person wird in den ausgewählten 
Haushalt übernommen. 
4.5.6 Wegzug Haushalt oder Haushaltsmitglied 
Im neu geöffneten Fenster erfasst man das Wegzugsdatum sowie die 
neue Adresse. Der Wegzug wird automatisch im Register Historie 
eingetragen.

Hinweis: In diesem Fenster können die manuellen        Gruppeneinträge gelöscht 
werden. 
Bemerkung: Regelbasierte Gruppen können nicht gelöscht werden.

4.5.7 Archivierung Haushalt oder Haushaltsmitglied 
Im neu geöffneten Fenster muss das Häkchen «Ins Archiv verschie-
ben» aktiviert werden. 
Dabei wird das Archivierungsdatum auf das aktuelle Datum gesetzt.  
Bei Bedarf kann der Grund für die Archivierung bei «Bemerkung Per-
son» eingetragen werden. 
4.5.8 Haushaltsmitglied als kein Kirchgemeindemitglied setzen 
Im neu geöffneten Fenster muss das Häkchen «Nicht Mitglied der 
Kirchgemeinde» aktiviert werden.

4.5.9 Haushaltsmitglied tritt aus der Kirche aus / wechselt die Konfession 
Im neu geöffneten Fenster kann das Austrittsdatum sowie der Grund eingegeben werden. 
Der Kirchenaustritt wird automatisch im Register Historie eingetragen.

-Software AG

Seite 24 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

Hinweis: In diesem Fenster können die manuellen         Gruppeneinträge gelöscht werden. 
Bemerkung: Regelbasierte Gruppen können nicht gelöscht werden.

Wenn es noch aktive Kirchgemeindemitglieder im gleichen Haushalt 
hat, wird die austretende Person nicht ins Archiv verschoben und so 
angezeigt.

Sobald sich keine aktiven Kirchgemeindemitglieder mehr im Haus-
halt befinden, hat man die Möglichkeit, den ganzen Haushalt ins Ar-
chiv zu verschieben. Die ausgetretene Person ist nur noch im Archiv 
ersichtlich. 
4.5.10 Haushaltsmitglied ist gestorben 
Im neu geöffneten Fenster können die Daten des Verstorben eingeben wer-
den. Der Todesfall wird automatisch im Register Historie eingetragen.

Zustelladresse: Für den Verstorbenen kann eine Zustelladresse erfasst wer-
den, um die Post an die Hinterbliebenen zu versenden. 
Hinweis: In diesem Fenster können die manuellen        Gruppeneinträge gelöscht werden. 
Bemerkung: Regelbasierte Gruppen können nicht gelöscht werden. 
4.5.11 Wiederzuzug Haushaltsmitglied bei manuellem Import 
Im neu geöffneten Fenster können die Daten für den Wiederzuzug erfasst 
werden.

Dabei gibt es 3 Fälle: 
• Person kehrt in den vormaligen Haushalt zurück→ Wiederzuzug erfas-
sen 
• Person zieht in einen neuen Haushalt → Wiederzuzug erfassen und neue 
Adresse eingeben 
• Person zieht in einen bestehenden Haushalt → Wiederzuzug erfassen 
und neuen Haushalt auswählen über den Befehl

4.5.12 Person als Extern kopieren bei automatischem Import 
Im neu geöffneten Fenster kann man eine weggezogene Person als Extern 
kopieren (Nichtmitglied).

4.5.13 Zustelladresse erstellen / löschen 
Im untersten Teil des Datenbereichs der Personendaten 
wird eine neue Zeile hinzugefügt. Die Zustelladresse wird 
z.B. bei Personen im Wohn-, Alters- und Pflegeheimen für 
den Export der Kirchenzeitungsadressen (KiBo/Hori-
zonte) verwendet. Die Zustelladresse kann auch für die 
Einladung der Hinterbliebenen der verstorbenen Perso-
nen (Archiv-Daten) zu Allerheiligen / zum Ewigkeitssonn-
tag verwendet werden.

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Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 25 von 40

Es müssen nur Strasse/Ort erfasst werden, Anrede/Vorname/Name wird aus den Perso-
nendaten übernommen, wenn die Person direkt angeschrieben werden soll.  

Beim Exportieren der Adressen wird die Zustelladresse nach Bestä-
tigung folgender Meldung bei der Person als Adresse eingesetzt.

Löschen der Zustelladresse über denselben Button. 
4.5.14 Kontaktadresse erstellen / löschen 
Zuunterst in der Personenübersicht wird eine neue 
Zeile hinzugefügt. Die Kontaktadresse wird z.B. bei 
Personen mit Vormund / Beistand verwendet.

Löschen der Kontaktadresse über den gleichen Button. 
4.5.15 Versand Kategorie erstellen

Beim Export von Adressdaten nach Excel oder für einen Serienbrief wird die Versandkate-
gorie abgefragt. Falls keine Kategorie definiert wurde, wird für Zustelladressen automatisch 
die Kategorie „Zustelladresse“ und für Kontaktadressen die Kategorie „Kontaktadresse“ ver-
wendet. 
Ein Doppelklick auf das Feld „Kategorie“ öffnet ein neues Fenster, in dem neue Kategorien 
eingegeben werden können. Danach kann die gewünschte Kategorie ausgewählt und beim 
Export angewendet werden. Die neu erfassten Kategorien gelten sowohl für Zustelladres-
sen als auch für Kontaktadressen. 
4.5.16 Search.ch 
Suchen von Personen im Online-Verzeichnis search.ch

-Software AG

Seite 26 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

4.5.17 Freigabe Externe Adressen 
Es können für eine andere Kirchgemeinde / Pfarrei ein Kirchgemeindemit-
glied oder der ganze Haushalt freigegeben werden. Die Person oder der 
Haushalt wird dann bei der ausgewählten Kirchgemeinde sichtbar. Änderun-
gen an den Personendaten können nur von der freigebenden Kirchge-
meinde / Pfarrei gemacht werden.

Hinweis: Die freigegebenen Personen werden in den Gruppen «Ex-
terne Adressen / Freigabe» respektive in der Gruppe «Externe Adres-
sen / Verweise» bei der ausgewählten Kirchgemeinde / Pfarrei ange-
zeigt.

Externe Adresse (Freigabe / Verweise) 
Adressfreigabe → Im neu geöffneten Fenster kann die Adresse für eine andere Kirchge-
meinde / Pfarrei freigeben werden und ob der ganze Haushalt freigeben wird.

Freigegebene Adressen anzeigen / löschen 
Im neu geöffneten Fenster kann mit dem Kontextmenü die Freigabe wieder zurückgenom-
men werden.

4.6 Übersicht 
4.6.1 Übersicht Personen 
Im neu geöffneten Fenster werden die zuletzt geöffneten bzw. geän-
derten Personen angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf eine Person werden ihre Personendaten im Datenbereich ange-
zeigt.  
Es werden die letzten 20 geöffneten bzw. geänderten Personen angezeigt. Dies auch nach 
dem Neustart der Applikation.

Hinweis: Sinnvoll zur Kontrolle der zuletzt mutierten Personendaten z.B. nach Arbeitsun-
terbrüchen.

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Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 27 von 40

4.6.2 Beziehungen anzeigen

Grafische Darstellung der Paar- und Elternbeziehung

4.6.3 Paar- und Elternbeziehung (Familienbeziehung) erstellen / ändern 
Beziehungen werden automatisch erstellt: 
• Paarbeziehung: Das System erstellt diese Beziehung, wenn fol-
gende Bedingungen erfüllt sind: 
o Zivilstand verheiratet, eingetragene Partnerschaft 
o Identisches Zivilstandsdatum 
• Eltern-Kind-Beziehung: Das System erstellt diese Beziehung, 
wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: 
o Feld Mutter / Vater mit Vor- / Nachname der Eltern 
o Altersunterschied 16 Jahre 
o Alle Geburtsdaten (Kind / Eltern) 
o Geschlecht der Eltern

Beziehungen manuell erstellen: 
• Paarbeziehung: keine Bedingungen 
• Eltern-Kind-Beziehung: 
o Personentyp auf Eltern 
o Geschlecht der Eltern

Um eine Paar-Beziehung zu erstellen, auf den Bouton 
«Partner» klicken. Mit Drag&Drop kann die Partner-Be-
ziehung       erstellt werden.  

Um eine Kinder-Beziehung zu erstellen, auf den Bouton 
«Kinder» klicken. Mit Drag&Drop kann das Kind zu den 
Eltern gezogen werden, um die Eltern-Kind-Bezie-
hung          zu erstellen.

-Software AG

Seite 28 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

4.7 Ausgabe 
4.7.1 Berichte → Ausdrucke Haushaltskarten 
Im Befehlsmenü Ausgabe können unter «Berichte» 
Haushaltskarten eingesehen und ausgedruckt wer-
den:

A4 mit allen Daten A4 Kompakt A5 mit weniger Daten

4.7.2 E-Mail an Familie / Haushaltsmitglied senden 
Über das Befehlsmenü kann an den 
Haushalt, bzw. an die Personen die ei-
nen Eintrag in der E-Mail-Adresse ha-
ben eine E-Mail geschrieben werden.

Bemerkung: Das Feld «E-Mail an:» ist nur vorhanden, wenn eine E-Mail-Adresse eingetra-
gen ist. 
4.7.3 Statistik erzeugen 
Erzeugt die Statistik der Historie in einer Excel-Datei: Zuzüge, Wegzüge, 
Geburten, Taufen, Kommunion, Firmungen, Todesfälle, zivile und kirchli-
che Trauungen, Beitritte, Austritte/Konfessionswechsel.

Bei mehreren zugehörigen Kirchgemeinden / Pfarreien oder 
Ortschaften werden zusätzliche Excel-Arbeitsblätter erzeugt. 
Diese sind entsprechend beschriftet (siehe Beispiel Oeschgen 
und Birrhard).

4.7.4 Ereignisse 
«Ereignisse» erstellt eine Excel-Tabelle aus den Mutationen - gemäss Auswahl.

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 29 von 40

5 Gruppenverwaltung 
In der Gruppenverwaltung werden Gruppen erstellt, geändert und gelöscht.  

Die Gruppen sollten in logischen Ordnern zusammengefasst werden. Den Ordnern werden 
dann die jeweiligen Gruppen zugewiesen. 
• Ordner Mitarbeitende (Seelsorgeteam, Verwaltung, Sakristan, Katechese, Organis-
ten) 
• Ordner Behörde (Kirchenpflege, Pastoralraumrat) 
• Ordner Freiwillige (Pfarreirat, Lektoren, Kirchenchor, Besuchsdienst, Weltgruppe, 
Fiire mit de Chline, Chlausgruppe, Spielnachmittage) 
• Ordner Klassen (1. Klasse, …) 
• Ordner Firmung / Konfirmation (Gruppe pro Jahrgang) 
• Ordner Jubilare (Goldene Hochzeit, Geburtstage) 
• Ordner Senioren (Pensionäre, Altersheimbewohner)

Daten der Gruppenmitglieder können als Excel-Tabellen, Etiketten, Serienbrief, Kuvert oder 
als Berichte ausgegeben, gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Hinweis: Im Verwaltungsordner Personendaten sind diese Gruppen auch sichtbar. Sich un-
terscheidende Detaildaten der Gruppenmitglieder können nur in dieser Ansicht bearbeitet 
werden. Zum Beispiel können für eine Firm- oder Konfirmationsgruppe die Paten speditiv 
erfasst werden. 
5.1 Befehlsleiste der Gruppenverwaltung

Befehlsleiste: Ansichten 
Auswahl der Kirchgemeinden / Pfarreien je nach Berechtigung 
 

Umschalten der Ansichten zwischen «Aktive Daten» und «Alle Daten». 
Darstellung der Einträge in der Ansicht der Gruppentabellen 
• Schwarze Schrift = Kirchenmitglieder

• Blaue Schrift = Nichtmitglieder 
• Rote Schrift = Personen im Archiv 
• Violette Schrift = freigegebene Personen

Refresh: Die Daten werden neu vom Server heruntergeladen

Ansichten der Gruppentabellen 
5.4.1 Ansichten für die Gruppentabellen verwalten

-Software AG

Seite 30 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

Befehlsleiste: Haushaltgruppe

Manuelle Haushaltsgruppe neu erstellen 
5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten 
Regelbasierte Haushaltsgruppe neu erstellen 
5.6 Regelbasierte Gruppen verwalten 
Löscht die Haushaltsgruppe (aber nicht die darin enthaltenen 
Haushalte)

Befehlsleiste: Personengruppe 
Manuelle Personengruppe neu erstellen 
5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten 
Regelbasierte Personengruppe neu erstellen 
5.6 Regelbasierte Gruppen verwalten

Löscht die Personengruppe (aber nicht die darin enthaltenen Perso-
nen)

Befehlsleiste: Gruppe

Aktualisiert die Anzeige der Mitglieder der aktuellen Gruppe. Diese 
Funktion wird vor allem nach Erstellen von regelbasierten Gruppen 
angewendet.

Blendet die Historie der Gruppe ein (welche Mitglieder wann ein- und 
ausgetreten sind) 
siehe auch 5.5.2 Historie anzeigen und Edit-Modus  

Edit-Modus umschalten 
5.5.2 Historie anzeigen und Edit-Modus

Entfernt alle Einträge aus der manuellen Gruppe (aber löscht nicht die 
darin enthaltenen Haushalte / Personen)

Entfernt alle markierten Einträge aus der manuellen Gruppe (aber 
löscht nicht die darin enthaltenen Haushalte / Personen)

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 31 von 40

Fügt alle in der rechten Auswahlansicht angegezeigten Einträge in die 
manuelle Gruppe ein, siehe auch 5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten

Fügt alle in der rechten Auswahlansicht markierten Einträge in die 
manuelle Gruppe ein, siehe auch 5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten

Befehlsleiste: Export 
Export Gruppenmitglieder nach Excel 
5.7.1 Export Gruppenmitglieder nach Excel

Export Gruppenmitglieder nach Word 
5.7.2  Export Gruppenmitglieder nach Word  

Word- und Excel Vorlagen verwalten 
5.7.3 Word- und Excel-Vorlagen verwalten

Mailversand an Gruppenmitglieder 
5.7.4 Mailversand an Gruppenmitglieder 
Synchronisation mit Outlook-Kontaktordner 
5.7.5 Synchronisation mit Outlook-Kontaktordner 
Aktualisiert die Gangfolgen aller Adressen gemäss Sortierfile der Post.

Befehlsleiste: Adressen 
Freigaben von Haushalten / Personen an andere Kirchgemeinden 
/ Pfarreien 
4.5.17 Freigabe Externe Adressen

Befehlsleiste: Berichte 
Berichte 
4.7.1 Berichte → Ausdrucke Haushaltskarten  

5.2 Gruppen erstellen 
Eine detaillierte Anleitung finden Sie unter der Bedienungsanleitung «Ansichten-Gruppen-
Tabellen». 
5.3 Gruppenordner verwalten 
Mit Hilfe von Ordnern kann man die Gruppen ordnen, damit die Gruppenauflistung über-
sichtlicher wird, siehe auch 5 Gruppenverwaltung.  

-Software AG

Seite 32 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

• Ordner verschieben: Diesen Ordner in einen 
anderen Ordner verschieben 
• Standardansicht für den Ordner wählen: Für 
alle Gruppentabellen die gleiche Ansicht wählen, 
siehe auch 5.4.1 Ansichten für die Gruppenta-
bellen verwalten 
• Manuelle Gruppen des Ordners nach Excel 
exportieren: Alle Gruppen werden in eine 
Excel-Datei exportiert. Pro Gruppe wird ein 
Excel-Arbeitsblatt mit dem Namen der Gruppe 
erzeugt.

5.3.1 Gruppensymbole 
Regelbasierte Gruppen (passen sich automatisch an) 
Manuelle Gruppen (Mitglieder werden von Hand ausgewählt) 
Als persönliche Gruppe markieren (rechter Mausklick auf die Gruppe) 
5.4 Ansichten 
5.4.1 Ansichten für die Gruppentabellen verwalten 
Ansichten dienen dazu, Gruppen nur mit den benötigten Spalten anzuzeigen. Dies 
vereinfacht unter anderem auch den Export der Gruppen ins Excel, da dann nur 
die benötigten Spalten exportiert werden.

Beispiele von verschieden Ansichten sind im Menü «Hilfe» unter «Bedienungsanleitungen» 
zu finden. 
5.4.2 Ansichten der Gruppentabellen erstellen / ändern

Im neu geöffneten Fenster kann nun die Ansicht einer Gruppe konfiguriert werden. 
• Name der Ansicht festlegen 
• Felder als Spalte auswählen 
• Funktionsfelder hinzufügen z.B. Tag (Geburts-
tag), Kommunikation 
• Standardansicht für eine Gruppe festlegen

Detail der Ansicht-Konfiguration

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Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 33 von 40

5.4.3 Ansichten der Gruppentabellen konfigurieren 
• Bearbeitung der Ansicht siehe auch Button 
• Name der Ansicht festlegen / ändern 
• Felder als Spalte auswählen / abwählen (Häkchen) 
• Ansicht als Standardansicht definieren (Gruppen ohne zugewiesene Ansicht werden in 
dieser Ansicht angezeigt.) 
• Die Position der angezeigten Spalten kann mit Drag&Drop verschoben werden. 
• Einer Gruppe diese Ansicht direkt zuweisen «Als Gruppenstandard verwenden für» 
• Funktionsfelder Datum: 
o Tag, Monat, Jahr: Aufteilung des Datums, um die Sortierung einer Geburtstagsliste 
zu vereinfachen (Sortierung nach Monat, Tag). 
o Alter Tag, Alter Monat, Alter: Ist das aktuelle Alter einer Person. Bei Verstorbe-
nen bis zum Todestag. 
o Lebensjahr: in welchem Lebensjahr die Person zum aktuellen Zeitpunkt ist. 
o Alter in diesem Jahr, Alter im nächsten Jahr: Diese Werte werden für Jubiläums-
listen gebraucht. 
o Altersgruppe: Aufteilung von 0 – 9, 10 – 19, 20 – 29, … 
• Funktionsfeld Adresse: die Strasse und PLZ/Ort werden in einem Feld mit 2 Zeilen 
untereinander dargestellt. 
• Funktionsfeld Anzahl Kinder im Haushalt: Anzahl Kinder im Haushalt sofern die Be-
ziehungen vorhanden sind. 
• Funktionsfeld Eltern: Mutter/Vater sofern die Beziehungen vorhanden sind. 
• Funktionsfeld PLZ/Ort: Aufteilung der Spalte in PLZ und Ort 
• Funktionsfeld Strasse: Aufteilung der Spalte in Strassenname, Hausnummer oder 
Hausnummernsortierung (diese werden verwendet, um die Bewohner einer Strasse 
nach der Hausnummer sortieren zu können).

Hinweis: Die Funktionsfelder können auch direkt bei den Gruppentabellen angepasst wer-
den. Die Reihenfolge (Spalten verschieben mit Drag&Drop) und die Sortierung der Spalten 
können ebenfalls in der Ansicht der Gruppentabelle konfiguriert und gespeichert werden. 
5.5 Gruppen 
5.5.1 Manuelle Gruppe bearbeiten 
Mit dem Symbol ganz am rechten Bildschirmrand wird die Auswahltabelle geöffnet.

Mit Drag&Drop können die Einträge von der Auswahltabelle rechts nach links in die Grup-
pentabelle gezogen werden.

Hinweis: In der Auswahltabelle werden nur die Einträge angezeigt die nicht in der Gruppen-
tabelle enthalten sind. 
 

-Software AG

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5.5.2 Historie anzeigen und Edit-Modus 
Mit dem Button «Edit-Modus» kann in den Bearbeitungsmodus umgeschaltet werden. 
Folgende Felder können direkt in der Gruppenansicht editiert werden: 
• Historie-Daten «Eintritt», «Austritt» (Felder werden sichtbar mit «Historie einblenden») 
• Funktion in Gruppe (muss in der Gruppenansicht konfiguriert sein) 
• Bemerkung Gruppeneintrag (muss in der Gruppenansicht konfiguriert sein)

Hinweis: Ein- und Austrittdatum für mehrere Gruppenmitglieder setzen mit dem Kontext-
menü «Ein- und Austrittsdatum ändern»

Hinweis: «Funktion in Gruppe» für mehrere Gruppenmitglieder setzen mit dem Kontext-
menü «Gruppenfunktion zuweisen/ändern»

Hinweis: «Bemerkung Gruppeneintrag» für mehrere Gruppenmitglieder setzen mit dem 
Kontextmenü «Bemerkung Gruppeneintrag zuweisen/ändern» 
5.6 Regelbasierte Gruppen verwalten 
Regelbasierte Gruppen sind zu erstellen, wenn die Mitglieder (auch neu erstellte) automa-
tisch in eine Gruppe eingefügt werden sollen. 
Wenn die Zugehörigkeit zu einer Gruppe von einem oder mehreren Werten in einem oder 
mehreren Datenfeldern abhängt, ist es sinnvoll eine regelbasierte Gruppe zu definieren. Er-
füllt ein neuer Datensatz die Bedingungen der Regel, so gehört er ohne weiteres Zutun zur 
Gruppe. Bei einer manuellen Gruppe müsste man ihn von Hand hinzufügen. 
Beispiele: 
• bei (runden) Geburtstagen im aktuellen Jahr (z.B. all jene die 75, 80, 85, 90, 95 oder 100 
sind). 
• bei goldenen Hochzeiten im aktuellen Jahr. So können diese Paare z.B. zu einem spe-
ziellen Gottesdienst eingeladen werden. 
• bei allen die im aktuellen Jahr 16/18 und somit kirchlich volljährig werden. 
• bei allen neu Zugezogenen im vergangenen Jahr usw.

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 35 von 40

5.6.1 Regeln anzeigen / definieren 
• Klick auf das Symbol am rechten Bildschirmrand öffnet den Bereich für die Regelde-
finition

Regel bearbeiten:  

• Datenfeld: Auswahl des Haushalt- oder 
Personenfelds, auf welches die Regel an-
gewendet werden soll. 
• Funktion: Auswahl der Funktion für das 
ausgewählte Feld. 
• Vergleichswert: Wert der für dieses Feld 
zutreffen soll. 
• Wert erfragen: Wird beim Ausführen der 
Regel abgefragt. 
• Klammer: Zusammenhalten von «Oder»-
Bedingungen  
• Verknüpfung von zwei Regeln mit «Oder» 
oder «Und»

Hinweis: «Hilfe zu den Funktionen anzeigen» gibt eine Übersicht über die möglichen Funk-
tionen. 
5.6.2 Regeln mit «Und»- oder «Oder»-Verknüpfungen 
Bei komplizierteren Regeln müssen Klammern gesetzt werden. «Und»-Verknüpfungen und 
«Oder»-Verknüpfungen werden nicht mathematisch gewichtet. 
• «Und»-Verknüpfung 
Beide Kriterien müssen gleichzeitig erfüllt sein. 
Beispiel: Die Person wohnt in Böttstein «Und» ist ledig. 
• «Oder»-Verknüpfung 
Das eine oder andere Kriterium muss zutreffen. 
Beispiel: Die Person wohnt entweder in Böttstein «Oder» in Kleindöttingen.

Im unteren Beispiel werden alle ledigen und getrenntlebenden Personen mit der PLZ 5314 
und 5315 aufgelistet. Damit das Resultat stimmt, wird die Auswahl PLZ und die Auswahl 
Zivilstand jeweils mit Klammern verbunden.

Hinweis: Schliessen sich die mit «Oder» verbundenen Bedingungen nicht aus, gehören 
auch jene Personen zum Ergebnis die beide erfüllen z.B. wohnt in Böttstein «oder» ist le-
dig. 
 

-Software AG

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5.6.3 Gleichen Feldwert bei allen Gruppenmitgliedern setzen 
Möchte man bei allen Mitgliedern einer Gruppe in einem Feld den gleichen Wert setzen, 
geht man folgendermassen vor: z.B. bei einer Firm-/ Konfirmationsgruppe bei allen Perso-
nen das gleiche Firm- bzw. Konfirmationsdatum setzen. 
• Rechte Maustaste in der Personenliste 
• Klick auf «Eigenschaften aller Gruppenmitglieder ändern» 
• Im neu geöffneten Fenster das Feld auswählen, z.B. Firmung 
• Im unteren Feld den Wert eingeben 
5.7 Export 
5.7.1 Export Gruppenmitglieder nach Excel

Exportiert werden die Daten wie sie in der KiKartei angezeigt werden. Wenn andere Spalten 
benötigt werden, können diese zur zugewiesenen Ansicht hinzugefügt werden (siehe 5.4.1 
Ansichten für die Gruppentabellen verwalten). Eine allfällige Gruppierung wird nicht nach 
Excel übernommen. 
5.7.2 Export Gruppenmitglieder nach Word 
Beim Export nach Word gibt es folgende Optionen: 
• Haushaltsgruppen 
o Normale Adressierung Adresszeile 1 + 2 bleiben unverändert. 
o Paar-Adressierung Adresszeile 1 + 2 werden neu generiert aus den 
Personendaten unabhängig von der Konfession. 
• Personengruppen 
o Einzel-Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht) 
o Einzel-Adressierung mit 
Haushaltsadresse (Wegzeichen) 
o Personen Adressierung (Im gleichen Haushalt, Geschwister) 
o Haushalt Adressierung mit 
Adresszeilen 1 und 2 
o Haushalts-Adressierung (Zuzüger, Freiwillige) 
o Paar-Adressierung (Ehejubilare, Senioreneinladungen) 
o Paar-Adressierung Ökumene (Ehejubilare, Senioreneinladungen) 
o Eltern-Adressierung (Geburten, Kleinkinder, Schüler) 
o Eltern-Adressierung Ökumene (Geburten, Kleinkinder, Schüler)

Hinweis: Bei der Option «Einzel-Adressierung» wird der Inhalt der Serienbrieffelder nicht 
geändert. Bei allen anderen Optionen werden die Adresszeilen 1 + 2 aus den Personenda-
ten neu generiert und es sind nur die Haushaltsdaten verfügbar. Siehe auch: Anleitung Se-
rienbriefe im Menü «Hilfe» unter «Bedienungsanleitungen».

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 37 von 40

5.7.3 Word- und Excel-Vorlagen verwalten 
Im neu geöffneten Fenster können die Word- und 
Excel-Vorlagen verwaltet werden. 
Folgende Vorlagenarten werden unterstützt: 
• Serienbriefe 
• Adressetiketten 
• Kuvert 
• Formulare (nur im Register Dokumente in der 
Personendaten-Verwaltung verfügbar. Eine An-
leitung Serienbriefe ist im Menü «Hilfe» unter 
«Bedienungsanleitungen» zu finden.) 
• Excel-Vorlage (Eine Anleitung Serienbriefe ist im 
Menü «Hilfe» unter «Bedienungsanleitungen» 
zu finden). 
Vorlagen erstellen: 
• Kontext-Menü «Neue Serienbrief-Vorlage» (Beim erstmaligen Öffnen eines Serienbrie-
fes kann eine bestehende Vorlage ausgewählt werden). 
• Kontext-Menü «Neue Etiketten-Vorlage» → MS Word wird gestartet. 
• Kontext-Menü «Neue Briefcouvert-Vorlage» → MS Word wird gestartet. 
• Kontext-Menü «Vorlagebeispiel übernehmen» 
• Mit dem Windows Explorer mit Drag&Drop in die Vorlagenverwaltung ziehen 
• Der Name der Vorlage kann angepasst werden.

Hinweis: Anleitung und Beispiele von Serienbriefen sind im Menü «Hilfe» unter «Bedie-
nungsanleitungen» zu finden.

Bemerkung: Datumsformat { MERGEFIELD Geburtsdatum \@ "dd.MM.yyyy" } → 22.03.1961 
5.7.4 Mailversand an Gruppenmitglieder 
Die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder in eine Outlook-Meldung übernehmen.  
Hinweis: Die Auswahl «Prio Kontakt / Privat / Haushalt / Geschäft» ist sinnvoll, wenn nicht 
klar ist in welche Felder die E-Mail-Adressen eingegeben wurden. Wenn keine Versandart, 
Ihren gewünschten Priorisierungen entspricht, haben Sie die Möglichkeit unter «Konfigura-
tion ‘Senden an’ eine eigene Vorlage zu erstellen. Erstellen Sie eine neue Versandart und 
fügen sie Ihre gewünschte Priorisierung ein. Wichtig: Wenn Sie eine eigene Versandart er-
stellen, verschwinden die Vorlagen der KW-Software. 
5.7.5 Synchronisation mit Outlook-Kontaktordner 
Die Gruppenmitglieder werden mit Outlook synchronisiert. Im Outlook wird ein Kontaktord-
ner mit dem Namen der Gruppe erzeugt. Folgende Felder werden nach Outlook exportiert: 
• Vorname, Nachname, Adresse und Kommunikationsdaten 
5.7.6 Konfiguration Zeitungsdruck 
Bei der zuständigen Druckerei muss nachgefragt werden in welchem Format, an welche E-
Mail-Adresse und mit welchem Betreff die Datei geschickt werden soll. Die Konfiguration für 
den Datenexport und die Gruppe «Kirchenzeitung» wird durch KW-Software AG erstellt. 
Welche Personen eine Zeitung erhalten, wird durch die Kirchgemeinde / Pfarrei bestimmt. 
Hinweis: Für das erstmalige Einrichten kann KW-Software AG eine Excel-Datei von der 
Druckerei oder von der Kirchgemeinde einlesen, und mit den bestehenden Daten abglei-
chen. Dieser Vorgang ist kostenpflichtig.

-Software AG

Seite 38 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

Abnahme: Nach dem Einrichten durch KW-Software AG wird mit der Kirchgemeinde / Pfar-
rei via TeamViewer der Export der Daten durchgeführt. 
Bemerkung: Es können auch mehrere Kirchenzeitungen konfiguriert werden. Die Gruppen, 
die als Kirchenzeitung markiert sind, werden in der Befehls-Leiste als Button dargestellt. 
5.7.7 Export Adressen für den Zeitungsdruck 
Die Haushaltsgruppe Kirchenzeitung (z.B. reformiert / Forum / KiBo / Horizonte, Pfarrblatt) 
in der Gruppenverwaltung selektieren und dann nach Excel exportieren.

Folgende Konfigurationen für den Export sind möglich: 
o Export in eine Datei (xlsx, csv, txt) als Outlook-Anhang mit Absenderadresse 
o Export in eine Datei (xlsx, csv, txt) zum Ablegen und späteren Versenden 
o Export in eine Datei (xlsx, csv, txt) via FTP zum Zielrechner

Folgende Fragen und Probleme können beim Export auftreten: 
• Achtung: Es werden nur aktive Daten exportiert. → Info: Sie haben die Archivdaten ge-
laden. 
• Zustelladressen verwenden: JA 
• Folgende Adresszusätze wurden auf xx Zeichen gekürzt: Export kann fortgesetzt wer-
den, die zu langen Adressen sollten aber trotzdem bearbeitet werden. 
• Der Export enthält folgende ungültige Adressen: → mit der regelbasierenden Gruppe 
«keine Wohnadresse» können diese Daten in der Personenansicht angepasst werden. 
siehe 4.5.13 Zustelladresse erstellen / löschen. 
5.7.8 Versandprotokolle 
5.7.8.1 Versandprotokoll erstellen

Beim Export aus der KiKartei kann ein Versandprotokoll erstellt werden. Ergänzen Sie hier-
für eine Protokollbeschreibung, um den Versandvorgang nachvollziehbar zu dokumentie-
ren.

-Software AG

Druck: 19.02.2025 Version: 02.2025 Seite 39 von 40

5.7.8.2 Überblick über die Versandprotokolle 
In der Befehlsmenüleiste befindet sich das Icon «Versand Protokolle» - über dieses Icon 
kommen Sie zu «Verwaltung Versandprotokolle».  

Nun sehen Sie alle Versandprotokolle mit den dazugehörigen Personen auf einen Blick. Mit 
Rechtsklick kann entweder das komplette Protokoll oder nur einzelne Personen aus der 
Liste gelöscht werden.

5.7.8.3 Versandprotokolle pro Haushalt

In den Personendaten werden die Versandprotokolle der einzelnen Personen aufgeführt.

-Software AG

Seite 40 von 40 Version: 02.2025 Druck: 19.02.2025

5.8 Quittung Listenausgabe und Protokoll (nur Freiburg) 
Bei dieser Funktion geht es um den Datenschutz. Diese Funktion kann von KW-Software 
AG ein- oder ausgeschaltet werden.

Beim Exportieren von Listen (Mail, Drucker, Excel, Serienbrief) wird ein Protokolleintrag und 
eine Quittung erzeugt. Letztere sieht etwa so aus:

Wichtige Hinweise:   
• Diese Quittung muss ausgefüllt und abgelegt werden. 
• Im Register «Protokoll Listenausgabe» wird die Erstellung 
einer Liste eingetragen.  
• Der Empfänger und später das Vernichtungsdatum 
müssen in dieses Protokoll eingetragen werden.

Die Quittung kann auch nachträglich ausgedruckt werden: rechter Mausklick auf Listenein-
trag, danach Klick auf «Quittung drucken».

Die Kontrolle der Quittun-
gen und der Abgleich mit 
dem Protokoll macht der 
Registervorsteher der 
Pfarrei. Er kreuzt danach 
das Feld «Kontrolliert» an.

_____

-Software AG

Mutationsordner  
Bei automatischen oder manuellen Importen 
erscheint ein Ordner «Mutationen» darunter 
befinden sich alle Meldungen, welche geliefert 
werden. 
Der Ordner besteht aus verschiedenen 
Unterordner, welche nach Jahrgang und Monaten 
unterteilt sind, wie «2021.01» und werden 
fortlaufend weitergeführt werden. Jeden Monat 
entsteht automatisch ein Unterordner.  
In diesen Ordner befinden sich die Ereignisgruppen, 
welche in die verschiedenen Mutationsarten 
unterteilt sind. Diese Gruppen werden nur dann 
aufgeschaltet, wenn solch ein Ereignis geschieht 
«2021.01_Geburt», eine Ereignisgruppe wird 
niemals leer sein. Befindet sich eine der 
unterstehenden Gruppen nicht in Ihrem 
Mutationsordner, kann es sein, dass dieses 
Ereignis in diesem Monat nicht stattgefunden hat. 
Bedeutung der Ereignisgruppen und Ihre anschliessende Aufgaben 
Ereignisordner Bedeutung Ihre Aufgabe 
Aufenthaltsänderung Änderung des Aufenthaltes 
einer Person

Bestandskorrektur • Person wird neu eingefügt 
• Person ist nicht mehr 
vorhanden und wird ins 
Archiv verschoben 
➔ Nachmeldungen, 
Stornierungen oder 
Korrekturen Konfession, 
Gemeinden oder 
Pfarreizuweisungen

Datenaktualisierung Datenänderungen, 
Korrekturen an den 
Personendaten

Differenz Adresse Das Feld «Adresse» wurde 
geändert und ist gelb 
hinterlegt. Stimmt nicht mit 
den Importdaten überein.

Kontrolle oder Abklärung 
mit der politischen 
Gemeinde und/oder KW- 
Software

Differenz Konfession Das Feld «Konfession» wurde 
geändert und ist gelb 
hinterlegt. Stimmt nicht mit 
den Importdaten überein.

Kontrolle oder Abklärung 
mit der politischen 
Gemeinde und/oder KW- 
Software

-Software AG

Differenz Name Das Feld «Vorname» wurde 
geändert und ist gelb 
hinterlegt. Stimmt nicht mit 
den Importdaten überein.

Kontrolle oder Abklärung 
mit der politischen 
Gemeinde und/oder KW- 
Software

Geburten Geburt eines Kindes mit 
eingetragener Konfession

Kircheneintritt Person ist neu in die Kirche 
eingetreten

Korrektur Konfession Je nach Plattform und 
Datenimport, eine Korrektur 
oder Änderung der 
Konfession

Kontrolle nicht 
durchgeführter Wegzug  

Gemeinde meldet einen 
Wegzug, doch der Zielort ist 
im Pfarreigebiet enthalten. 
System wartet auf den Zuzug 
der anderen Gemeinde. Nach 
der Zuzugsmeldung wird der 
Wegzug in einen Umzug 
umgewandelt.

Falls der Zuzug nicht 
innerhalb eines Monats von 
der neuen Gemeinde 
gemeldet wird, abklären mit 
der politischen Gemeinde

Nicht mehr vorhanden Beim Bestandsupdate ist die 
Person nicht mehr vorhanden  

Abklärung mit der 
politischen Gemeinde, 
oder noch nicht mutierte 
Austritte, bitte nach 
bearbeiten und über den 
Button «Kirchenaustritt» 
auf den Personendaten 
durchführen

Umzug Person zieht innerhalb der 
Pfarrei/Kirchgemeinde etc. 
um

Verstorben Eine Person verstirbt 
Wegzug Person zieht von der 
Pfarrei/Kirchgemeinde etc. 
weg

Wiederzuzug Person zieht in die 
Pfarrei/Kirchgemeinde etc. 
zurück

Zivilstandsänderung Änderung des Zivilstandes 
einer Person

Zuzug Person zieht neu in die 
Pfarrei/Kirchgemeinde etc.

Kontrolle, ob sich die 
Person in der 
Zeitungsgruppe befindet. 
Hinweis: beim Kanton Zürich erkennen wir den Unterschied einer Datenkorrektur und einer 
Datenänderung nicht → Wir erzeugen Umzüge, Zuzüge etc. die eventuell nur Korrekturen 
oder Stornierungen sind 

__________

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Anleitung Wegzeichen

1 Vorbereitung 
1.1 Ordner erstellen und benennen z.B. «Wegzeichen»

1.2 Erstellen Sie eine passende Ansicht 
Verwenden sie vor allem die Spalten: «Manuelle Gruppen im Ordner» und «Funktion»

Dem Ordner «Wegzeichen» dürfen Sie gleich die erstellte Ansicht zuweisen, damit bei allen 
Gruppen in diesem Ordner die Ansicht automatisch übernommen wird.

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1.3 Gruppen im Ordner Wegzeichen 
Erstellen Sie im Ordner «Wegzeichen» folgende Gruppen:

1.3.1 Regelbasierte Gruppe mit den Taufen 
Diese Gruppe dient zur Kontrolle, ob jeder der getauft worden ist, das Wegzeichen erhält oder 
keins erhalten möchte.  

1.3.2 Regelbasierte Gruppe mit Kindern bis 6 Jahren 
Diese Gruppe sortieren Sie nach dem Taufdatum

1.3.3 Manuelle Gruppe «kein Wegzeichen» 
Alle Personen die kein Wegzeichen möchten, dürfen Sie aus der regelbasierten Gruppe 
«Kindern bis 6 Jahren» markieren und in die manuelle Gruppe «kein Wegzeichen» einfügen.

1.3.4 Manuelle Gruppe «Versand Wegzeichen» 
Aus der regelbasierten Gruppe «Kinder bis 6 Jahren» markieren Sie alle die ein Taufdatum 
haben und fügen diese in die manuelle Gruppe «Versand Wegzeichen» ein.

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1.4 Etiketten-Vorlage erstellen 
Gestalten Sie Ihre Etiketten-Vorlage so wie gewünscht (siehe Beispiel), das Feld «Funktion» 
gibt die Abo Nr. an. Der Name der Vorlage benennen Sie Etiketten Wegzeichen

Bsp.

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2 Durchführung der halbjährlichen Bearbeitung des «Wegzeichens» 
Durch das Einfügen der Personen in die jeweils manuellen Gruppen, erscheint in den bereits 
erstellen regelbasierten Gruppen, in der Spalte «Wegzeichen», welche Person das Wegzeichen 
erhält oder eben nicht.  

Diese Ansichten, dienen dazu die Kinder die noch kein Wegzeichen erhalten, zu finden. Diese 
haben in der Spalte Wegzeichen keinen Eintrag. Somit haben Sie eine Übersicht.

2.1 Verwalten der Wegzeichen 
In der Spalte Funktion, tragen Sie die Abo Nr. ein.

Sie markieren alle Personen, die die gleiche Abo Nr. haben und geben den Befehl über die 
rechte Maus-Taste «Eigenschaften der ausgewählten Datensätze ändern».

Sobald Sie die Abo Nr. 4 versenden möchten, ersetzen Sie die Abo Nr. 3 durch die Nr. 4.  
Möchte jemand das Wegzeichen nicht mehr, sollten Sie die Personen in die Gruppe «kein 
Wegzeichen» verschieben.

Für das Erstellen der Etiketten verwenden Sie die manuelle Gruppe «Versand Wegzeichen» 
und wählen Sie Word  Etiketten Wegzeichen  Eltern anschreiben. (Beachten Sie, dass Sie 
vorher die richtige Abo Nr. angepasst haben.)

_____________

Ansichten-Gruppen-Tabellen

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Inhalt 
1 Ansichten-Gruppen-Tabellen ............................................................................................. 4 
1.1 Haushalt- und Personengruppen .................................................................................... 4 
1.2 Manuelle Gruppen .......................................................................................................... 4 
1.3 Regelbasierte Gruppen ................................................................................................... 4 
1.4 Ansichten ........................................................................................................................ 4 
1.5 Export.............................................................................................................................. 4 
2 Befehlsmenü der Gruppenverwaltung .............................................................................. 5 
3 Ansichten ............................................................................................................................ 7 
3.1 Ansicht erstellen .............................................................................................................. 7 
3.1.1 Funktionsfelder in eine Ansicht einfügen .................................................................. 7 
3.2 Gruppenansicht einer Gruppe zuteilen ........................................................................... 8 
3.3 Auflistung Sortieren ......................................................................................................... 8 
3.3.1 Auflistung Sortieren mit Prioritäten ........................................................................... 8 
3.4 Breite der Spalten anpassen ........................................................................................... 8 
3.5 Innerhalb einer Gruppe Filtern ........................................................................................ 9 
3.6 Gruppierung .................................................................................................................... 9 
3.7 Ordner erstellen .............................................................................................................. 9 
3.8 Manuelle Gruppen .......................................................................................................... 9 
3.8.1 Manuelle Gruppe Schritt für Schritt erstellen ............................................................ 9 
3.8.2 Personen oder Haushalte in die Gruppe einfügen .................................................. 10 
3.9 Regelbasierte Gruppen ................................................................................................. 11 
3.9.1 Regelbasierte Gruppe Schritt für Schritt erstellen .................................................. 11 
3.9.2 Regeln aufstellen und auswerten ........................................................................... 11 
3.9.3 Und / Oder / Klammern verwenden ........................................................................ 12 
4 Vorlagen manuelle Gruppe .............................................................................................. 12 
4.1 Schülerlisten ................................................................................................................. 12 
4.1.1 Gruppenordner pro Lehrer erstellten ...................................................................... 13 
5 Vorlagen regelbasierende Gruppen ................................................................................ 14 
5.1 Jubiläum Hochzeit ......................................................................................................... 14 
5.2 Geburtstage ab 70 (im 5er Schritt) ................................................................................ 15 
5.3 Gruppe Geburtstag 50 Jubilare – div. Wohnorte ........................................................... 16 
5.4 Abfrage / Suche nach Alter ........................................................................................... 17 
5.5 Pensionierte Frauen und Männer .................................................................................. 18 
5.6 Ewigkeitssonntag / Gottesdienste Allerheiligen............................................................. 19 
5.7 Stimmberechtigte .......................................................................................................... 20 
5.7.1 Adressierungsart .................................................................................................... 20 
5.8 Alleinstehende Mitglieder mit und ohne Kinder ............................................................. 21 
5.8.1 Alleinstehendes Mitglied ohne Kinder .................................................................... 21

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5.8.2 Alleinstehendes Mitglied mit Nur minderjährigen Kinder ........................................ 21 
5.8.3 Alleinstehendes Mitglied mit noch minderjährigen Kindern .................................... 21 
5.8.4 Alleinstehendes Mitglied mit Kindern ...................................................................... 21 
5.8.5 Minderjähriges Mitglied ohne Eltern ....................................................................... 21 
5.9 Gruppen in einem Ordner zusammenfassen ................................................................ 21 
5.10 Gruppen zusammenfassen ........................................................................................... 22 
5.11 Gruppen nicht Berücksichtigen ..................................................................................... 22 
6 Personenfilter bei einer manuellen Gruppe anwenden ................................................. 22 
7 Gruppen-Historie .............................................................................................................. 23 
8 Edit-Modus ........................................................................................................................ 23 
9 Adressierung ..................................................................................................................... 24 
9.1 Auswahl der Adressierung ............................................................................................ 24 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht) .................... 24 
9.1.2 Einzel Adressierung mit Haushaltsadresse (Wegzeichen) ..................................... 24 
9.1.3 Personenadressierung (Im gleichen Haushalt, Geschwister) ................................. 25 
9.1.4 Haushaltsadressierung mit Adresszeile 1 und 2 ..................................................... 25 
9.1.5 Haushaltsadressierung (Zuzüger, Freiwillige) ........................................................ 25 
9.1.6 Paar Adressierung (Ehejubilare, Senioreneinladungen) ......................................... 26 
9.1.7 Paar Adressierung Ökumene (Ehejubilare, Senioreneinladungen) ........................ 26 
9.1.8 Eltern Adressierung (Geburten, Kleinkinder, Schüler) ............................................ 26 
9.1.9 Eltern Adressierung Ökumene (Geburten, Kleinkinder, Schüler) ........................... 27

Beachten Sie auch unsere Webseite www.kikartei.ch 
Die Bildschirmausschnitte stammen aus verschiedenen Versionen von KiKartei

Version: 11.2020 Seite 4 von 27

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1 Ansichten-Gruppen-Tabellen 
Gruppen sind in verschiedene Teilbereiche aufgeteilt und bieten viele Möglichkeiten eine Liste 
nach Ihrem Wunsch zu erstellen.  

1.1 Haushalt- und Personengruppen 
Gruppen werden entweder mit ganzen Haushalten oder mit einzelnen Personen gebildet. Je 
nach Verwendungszweck benötigen Sie unterschiedliche Gruppen.  

Haushaltsgruppen:  
Benötigt man, wenn man den gesamten Haushalt in einer Gruppe möchte. Z.B 
Zeitungsgruppen oder Postkarten für den ganzen Haushalt.

Personengruppen: 
Benötigt man, wenn man einzelne Personen eines Haushaltes in einer Gruppe möchte. Z.B 
Freiwillige, Jubilare, Klassen.

1.2 Manuelle Gruppen 
Bei manuellen Gruppen entscheiden Sie selbst, welche Personen Sie in die Gruppe einfügen 
möchten. Z.B Klassenlisten, Freiwillige.

1.3 Regelbasierte Gruppen 
Bei regelbasierten Gruppen filtern Sie nach gewünschten Kriterien. Alle Personen, welche den 
gesetzten Regeln entsprechen kommen in die Gruppe.

1.4 Ansichten 
Je nach Gruppe benötigen Sie unterschiedliche Ansichten aus denen Sie verschiedene Daten 
entnehmen können. Nach dem Erstellen einer Ansicht können Sie diese jeder gewünschten 
Gruppe zuweisen.  

1.5 Export 
Nach dem Erstellen einer Gruppe und dem Zuweisen der gewünschten Ansicht können Sie 
diese exportieren. Entweder generieren Sie ein Excel, Serienbrief, Etikette, Briefumschlag oder 
eine Mail.

Hinweis: Informationen zu Exports finden Sie in der Bedienungsanleitung: 
Serienbriefe&Etiketten&Formulare

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2 Befehlsmenü der Gruppenverwaltung

Befehlsleiste: Ansichten

Auswahl der Kirchgemeinden / Pfarreien je nach Berechtigung

Umschalten der Ansichten zwischen «Aktive Daten» und «Alle Daten».  
Darstellung der Einträge in der Ansicht der Gruppentabellen 
• Schwarze Schrift = Kirchenmitglieder 
• Blaue Schrift = Nichtmitglieder 
• Rote Schrift = Personen im Archiv 
• Violette Schrift = freigegebene Personen 
• Orange Schrift = Personen in einer anderen Wahlgemeinde

Die Daten werden neu vom Server heruntergeladen

Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.Fehler! Ve
rweisquelle konnte nicht gefunden werden.

Befehlsleiste: Haushaltgruppe

Eine manuelle Haushaltsgruppe erstellen

Eine regelbasierte Haushaltsgruppe erstellen

Eine Haushaltsgruppe löschen

Befehlsleiste: Personengruppe

Eine manuelle Personengruppe erstellen

Eine regelbasierte Personengruppe erstellen

Eine Personengruppe löschen

Befehlsleiste: Gruppe

Aktualisiert die Anzeige der Mitglieder der aktuellen Gruppe. Diese 
Funktion wird vor allem nach Erstellen von regelbasierten Gruppen 
angewendet.

Version: 11.2020 Seite 6 von 27

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Blendet die Historie der Gruppe ein (welche Mitglieder wann ein- und 
ausgetreten sind). Hauptsächlich für manuelle Gruppen

Edit-Modus wird ein und ausgeschaltet  

Entfernt alle Einträge aus der manuellen Gruppe (aber löscht nicht die 
darin enthaltenen Haushalte / Personen)

Entfernt alle markierten Einträge aus der manuellen Gruppe (aber 
löscht nicht die darin enthaltenen Haushalte / Personen)

Fügt alle in der rechten Auswahlansicht angegezeigten Einträge in die 
manuelle Gruppe ein

Fügt alle in der rechten Auswahlansicht markierten Einträge in die 
manuelle Gruppe ein  

Befehlsleiste: Export

Gruppe wird ins Excel exportiert

Guppe wird ins Word exportiert (Serienbriefe/Etiketten)

Word und Excel Vorlagen verwalten (Vorlagen Serienbriede/Etiketten)

Gruppendaten (E-Mail-Adresse) wird ins Mail exportiert

Aktualisiert die Gangfolgen aller Adressen gemäss Sortierfile der Post.

Befehlsleiste: Adressen

Freigaben von Haushalten / Personen an andere Kirchgemeinden / 
Pfarreien

Befehlsleiste: Berichte

Haushaltskarten der Gruppenmitglieder werden gedruckt

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3 Ansichten 
3.1 Ansicht erstellen 
• Klicken Sie entweder Haushalts- oder 
Personengruppen auf der linken Seite an. 
Gehen Sie im Befehlsmenü auf Ansichten und 
dort auf «+ Neue 
Haushaltsansicht/Personenansicht» 
• Es öffnet sich ein neues Fenster «Konfiguration 
der Ansicht» 
• WICHTIG: Benennen Sie immer die Ansicht 
• Auf der linken Seite befinden sich die 
hinterlegten Felder 
• Auf der rechten Seite befinden sich die Auswahl 
der Datenfelder, die man auswählen kann 
• Wenn Sie in der rechten Seite nach einem 
bestimmten Feld Suchen, können Sie dies im 
Feld «Suchen» tun 
• Um ein Feld auszuwählen, setzten Sie unter «Anzeigen» 
einen Haken. 
• Verschieben Sie die Felder in dem Sie diese via 
Drag&Drop von der einen Position zur Nächsten ziehen.  
• Tipp: Ziehen Sie die Felder von unten nach oben, da man 
ins letzte Feld keines verschieben kann. 
• Falls Sie bereits erstellte Ordner und Gruppen haben, 
können Sie diese zuweisen in dem Sie bei «Als 
Gruppenstandart verwenden für» beim Betreffenden 
Ordner oder der Gruppe den Haken setzten.  
• Wenn Sie mit der Ansicht zufrieden sind, drücken Sie speichern.

3.1.1 Funktionsfelder in eine Ansicht einfügen  
• Wenn Sie eine Ansicht erstellen, gehen Sie in den 
linken Bereich vom Fenster und drücken Sie auf die 
rechte Maustaste, um ein Funktionsfeld einzufügen. 
• In den Funktionsfeldern können Sie einzelne Felder 
zusammenführen. Wenn Sie «Adresse» wählen, 
werden Strasse und PLZ/Ort in ein einzelnes Feld 
zusammengeführt. 
Bsp. Es wird aus Strasse: Musterstrasse 1 und 
PLZ/Ort: 5314 Kleindöttingen 
Adresse: Musterstrasse 1 
              5413 Kleindöttingen 
• Sie können ebenfalls Felder auseinandernehmen, um 
aus «Geburtsdatum» einzeln den Monat, Tag, oder 
Alter in diesem Jahr anzeigen zu lassen.  
Bsp. Es wird aus Geburtsdatum:  01.02.1980 
Tag (Geburtsdatum): 01 
Monat (Geburtsdatum): 02 
Alter in diesem Jahr (Geburtsdatum): 42  
(Alter im Jahr 2022).

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3.2 Gruppenansicht einer Gruppe zuteilen 
Sobald Sie die neue Ansicht erstellt und gespeichert haben können Sie diese der 
entsprechenden Gruppe zuweisen:

• Rechter Mausklick auf die 
gewählte Gruppe 
• Klicken Sie auf «Neue Standartansicht für die 
Gruppe wählen»  
• Gewünschte Ansicht auswählen

Hinweis: Sie können eine bestimmte Ansicht auch einem 
Ordner zuweisen, dann wird die Ansicht allen Gruppen, 
welche sich in diesem Ordner befinden zugewiesen

3.3 Auflistung Sortieren 
• Klicken Sie auf das gewünschte Feld, um die Auflistung zu sortieren A-Z / 1-10. Das Feld 
leuchtet orange auf. 
• Wenn Sie das Feld mehrmals anklicken, ändert sich die Sortierung Z-A / 10-1 Das Feld 
leuchtet orange auf. 
• Mit drei Mal klicken heben Sie die Sortierung auf. Das Feld leuchtet nicht auf.

• Wichtig: Mit der rechten Maustaste speichern Sie die Sortierung

3.3.1 Auflistung Sortieren mit Prioritäten 
Möchten Sie sich die Gruppe nach mehreren Feldern sortieren, setzen Sie die Filter wie folgt: 
• Feld 1 mit der Maus anklicken z.B. Monat (Geburtsdatum) 
• Shifttaste gedrückt halten und zweites Feld anklicken z.B. Tag (Geburtsdatum)

3.4 Breite der Spalten anpassen 
• Klicken Sie auf die gewünschte Spalte und ziehen Sie diese 
auf die gewünschte Breite auseinander 
• Mit Doppelklick auf die gewünschte Spalte wird die Breite 
automatisch angepasst 
Wichtig: der rechten Maustaste speichern Sie die Breite der 
Spalten

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3.5 Innerhalb einer Gruppe Filtern 
• Klicken Sie bei einer Spalte auf das Filtersymbol, und setzten 
Sie einen Haken beim gewünschten Wert, um danach zu filtern 
• Sie können dies nutzen um direkt nach Ortschaften, Monaten 
von Geburtstagen etc. zu filtern 
• Filter können nicht gespeichert werden Ordner und Gruppen 
Schritt für Schritt erstellen

3.6 Gruppierung

3.7 Ordner erstellen 
Um die Struktur und Übersicht in der Kikartei zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen Ordner mit 
den jeweiligen darin enthaltenen Gruppen zu erstellen.

• Erstellen Sie mit der rechten Maustaste auf Haushalt- oder Personengruppen einen Ordner 
und benennen Sie diesen.  

• Erstellen Sie in dem Ordner eine manuelle oder regelbasierte Gruppe.

3.8 Manuelle Gruppen 
3.8.1 Manuelle Gruppe Schritt für Schritt erstellen 
Sie haben mehrere Möglichkeiten eine Gruppe zu erstellen.  

• Mit der rechten Maustaste auf Haushalts- oder 
Personengruppe können Sie statt eines Ordners auch eine 
manuelle Gruppe erstellen. 
• Um eine manuelle Gruppe direkt in einem Ordner zu 
erstellen, können Sie diesen mit der rechten Maustaste 
anklicken und «Neue manuelle Personengruppe» wählen.  
• Benennen Sie in jedem Fall Ihre Gruppe. 
 

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3.8.2 Personen oder Haushalte in die Gruppe einfügen 
• Gehen Sie auf Ihre erstellte Gruppe und öffnen Sie mit dem blauen Pfeil ganz auf der 
rechten Seite Ihre Auswahl mit den Haushalten oder den Personen. 
• Fügen Sie die gewünschten Personen aus dem rechten Bereich in 
den Linken. Entweder ziehen Sie diese via Drag&Drop in die 
Gruppe oder mit der rechten Maustaste.

• Mit der «Ctrl» Taste auf Ihrer Tastatur können Sie mehrere 
Personen markieren und mit der Shifttaste können Sie alle 
Personen auswählen.  
• Wenn Sie einzelne Personen Suchen, können Sie dies im Feld «Suchen» oberhalb von 
dem Auswahlfeld . Wenn Sie über das «i» fahren erscheint eine 
Legende mit den Suchoptionen.  
Hinweis: Wenn Sie einem Namen mit +/- suchen, muss das +/- direkt vor dem zweiten Wort stehen. 
Bsp. Maria +/-Müller. 
• Sie können Personen auch direkt über die Personendaten mit der rechten Maustaste 
einfügen.  
 

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3.9 Regelbasierte Gruppen 
3.9.1 Regelbasierte Gruppe Schritt für Schritt erstellen 
Sie haben mehrere Möglichkeiten eine Gruppe zu erstellen.  

• Mit der rechten Maustaste auf Haushalts- oder 
Personengruppe können Sie statt eines Ordners auch 
eine regelbasierte Gruppe erstellen. 
• Um eine manuelle Gruppe direkt in einem Ordner zu 
erstellen, können Sie diesen mit der rechten Maustaste 
anklicken und «Neue regelbasierte Personengruppe» 
wählen.  
• Benennen Sie in jedem Fall Ihre Gruppe

3.9.2 Regeln aufstellen und auswerten 
• Gehen Sie auf Ihre erstellte Gruppe und öffnen Sie mit dem blauen Pfeil ganz auf der 
rechten Seite das Eingabefenster.  
• Mit der rechten Maustaste können Sie nun eine Regel 
hinzufügen 
• Geben sie nun Ihre gewünschten Regeln ein

o Klammer(n): Regeln werden miteinander innerhalb der Klammern verknüpft 
o Datenfeld: Gewünschte Datenfeld, in dem Funktionen aufgestellt werden 
o Funktion Verknüpfung: Definition einer Funktion, was aus dem Datenfeld entnommen 
werden soll 
o Vergleichswert: Wert nach dem gefiltert werden soll 
o Wert erfragen: Jedes Mal beim Öffnen der Gruppe wird nach dem Vergleichswert 
gefragt um dies anpassen zu können 
o Und/Oder: verbindet oder trennt zwei Regeln 
Mit der rechten Maustaste sehen Sie unter «Hilfe zu den 
Funktionen anzeigen» die Beschreibungen zu den Regeln  

Bsp. Sie möchten eine Gruppe mit allen Personen haben, die 80 und Mitglieder sind. 
o Datenfeld: Sie suchen nach dem Geburtsdatum einer Person 
o Funktion Verknüpfung: Die Person muss dieses Jahr ein Geburtstagsjubiläum haben 
o Vergleichswert: Es muss das 80 Jubiläum sein

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Und 
o Datenfeld: Sie suchen nach dem Personenstatus einer Person 
o Funktion Verknüpfung: Der Personenstatus der Person muss einen bestimmten Wert 
entsprechen. Also gleich… 
o Vergleichswert: Die Person muss ein Mitglied sein 
• Um die Regeln auszuwerten, gehen Sie am Schluss beim Befehlsmenü auf 
«Aktualisieren»  

3.9.3 Und / Oder / Klammern verwenden 
Um die einzelnen Regeln miteinander zu verbinden oder auseinander zu nehmen, benötigen 
Sie verschiedene Zeichen.

Wann setzt man «Und»: Um zwei Regeln miteinander zu verbinden. Wenn Personen/Haushalte 
gesetzte Kriterien erfüllt müssen.  
Bsp. Mitglied «und» 80-jährig 
 
Wann setzt man «Oder»: Um Regel voneinander zu trennen. Wenn Personen/Haushalte 
verschiedene Kriterien erfüllen dürfen.  
Bsp: 80-jährig oder 85-jährig

Wann setzt man Klammern «()»:  Sobald ein «Und» und ein «oder» gesetzt wird, brauchen Sie 
Klammern. Wenn alle Personen/Haushalte ein Kriterium entsprechen müssen und aus einer 
Auswahl nur einzelne, müssen Sie diese innerhalb der Klammer setzen.  

Bsp. Alle Personen müssen Mitglieder sein «Und» (Entweder 80 «Oder» 85) → so definieren 
Sie, dass sowohl die 80- und die 85-jährigen Mitglieder sein müssen.

Bsp. Wenn Sie keine Klammer setzten: Alle müssen Mitglieder «und» 80-järig sein «oder» die 
restlichen müssen 85-jährig sein, da der Personenstatus in der zweiten Regel nicht mehr 
berücksichtigt wird. 
4 Vorlagen manuelle Gruppe

4.1 Schülerlisten 
Für die Schülerlisten empfehlen wir Ihnen eine manuelle 
Gruppe zu erstellen:

Um die Suche einzuschränken, können Sie bei der 
Personenauswahl den Filter beim Feld «Geburtsdatum» 
verwenden:

Ansicht zur Gruppe «Klassen» 
Für diese Liste empfiehlt es sich, eine neue Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Schüler oder Klassen 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum 
6: Eltern → Funktionsfeld 
7: Kommunikation → Funktionsfeld

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8: Bemerkung Gruppeneintrag → Edit Modus 
9: Funktion in der Gruppe → Edit Modus

Hinweis: Informationen zur Erstellung von Ansichten finden Sie unter Kapitel 3. Ansichten. Seite 7 
Hinweis: Informationen zum Edit Modus finden Sie unter Kapitel 8. Edit Modus. Seite 23

4.1.1 Gruppenordner pro Lehrer erstellten 
Falls Sie separate Gruppenordner pro Lehrer führen, können Sie hier noch die Funktion 
«Manuelle Gruppen im Ordner» hinzufügen, dann sehen Sie auf der Liste jeweils gleich, durch 
welchen Lehrer das Kind unterrichtet wird:  

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5 Vorlagen regelbasierende Gruppen

5.1 Jubiläum Hochzeit

Bei dieser Regelaufstellung haben Sie folgende zusätzliche Möglichkeit: 
Sie können bei «Wert erfragen» das Häkchen setzen, damit Sie immer, wenn Sie die Gruppe 
öffnen, gleich das gewünschte Zivilstands-Jubiläums in Jahren eingeben können, welches 
Ihnen angezeigt werden soll.  

Wichtiger Hinweis: 
Wenn der Ehepartner nicht die gleiche Konfession hat und er nicht in der Auswahl erscheinen 
soll, können Sie die Regel: Und «Personenstatus» «gleich» «Mitglied» setzen.

Ansicht zur Gruppe «Jubiläum Hochzeit»   
Für diese Liste empfiehlt es sich, eine neue Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Geburtstagsjubilare 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum 
6: Zivilstandsdatum 
7: Alter (Zivilstandsdatum) → Funktionsfeld

Hinweis: Informationen zur Erstellung von Ansichten finden Sie unter Kapitel 3. Ansichten. Seite 7

Adressierungsart 
Wir empfehlen für diese Ansicht «Paar Adressierung» oder «Paar Adressierung Ökumene zu 
wählen.

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24

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5.2 Geburtstage ab 70 (im 5er Schritt)

Sie haben die Möglichkeit, die Regel über rechten Mausklick zu 
kopieren und einzufügen.  

Ansicht zur Gruppe «Geburtstage ab 70 im 5er Schritt» 
Für diese Liste empfiehlt es sich, eine neue Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Geburtstagsjubilare 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum

6: Tag (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
7: Monat (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
8: Alter in diesem Jahr (Geburtsdatum) 
→ Funktionsfeld

Hinweis: Informationen zur Erstellung von Ansichten finden Sie unter Kapitel 3. Ansichten. Seite 7

Möchten Sie sich die Gruppe nach Tag und Monat ordnen, setzen Sie die Filter wie folgt: 
1. Monat (Geburtsdatum) mit der Maus anklicken 
2. Shifttaste gedrückt halten und Tag (Geburtsdatum) anklicken

Adressierungsart 
Wir empfehlen für diese Ansicht «Einzeladressierung» zu wählen.

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24

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5.3 Gruppe Geburtstag 50 Jubilare – div. Wohnorte

Ansicht zur Gruppe «Geburtstag 50 Jubilare – div. Wohnorte» 
Für diese Liste empfiehlt es sich, eine Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Geburtstagsjubilare 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum

6: Tag (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
7: Monat (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
8: Alter in diesem Jahr (Geburtsdatum) 
→ Funktionsfeld

Möchten Sie sich die Gruppe nach Tag und Monat ordnen, setzen Sie die Filter wie folgt: 
1. Monat (Geburtsdatum) mit der Maus anklicken 
2. Shifttaste gedrückt halten und Tag (Geburtsdatum) anklicken

Adressierungsart 
Wir empfehlen für diese Ansicht «Einzeladressierung» zu wählen.

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24

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5.4 Abfrage / Suche nach Alter

Falls Sie gerne eine regelbasierte Gruppe nach Alter machen möchten, benötigen Sie folgende 
Regel:  

In diesem Beispiel hier oben werden alle 5- bis 8-Jährigen angezeigt.

Ansicht zur Gruppe «Abfrage/Suche nach Alter» 
Für diese Liste empfiehlt es sich eine Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Geburtstagsjubilare 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum

6: Tag (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
7: Monat (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
8: Alter in diesem Jahr (Geburtsdatum) 
→ Funktionsfeld

Möchten Sie sich die Gruppe nach Tag und Monat ordnen, setzen Sie die Filter wie folgt: 
1. Monat (Geburtsdatum) mit der Maus anklicken 
2. Shifttaste gedrückt halten und Tag (Geburtsdatum) anklicken

Adressierungsart 
Wir empfehlen für diese Ansicht «Einzeladressierung, Elternadressierung oder 
Elternadressierung Ökumene» zu wählen.

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24

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5.5 Pensionierte Frauen und Männer

Regelbasierte Gruppe für die pensionierten Personen inkl. unterschiedlichem Pensionsalter

Bei dieser Regelaufstellung, sollte folgendes beachtet werden:  
• Werden für die Verknüpfung der Regeln beide Wörter «und» und «oder» verwendet, 
dann müssen Sie die Klammern einsetzen. 
• Regel korrekt mit «und» / «oder» verbinden.

Ansicht zur Gruppe «Pensionierte Frauen und Männer» 
Für diese Liste empfiehlt es sich, eine neue Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Geburtstagsjubilare 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum

6: Tag (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
7: Monat (Geburtsdatum) → Funktionsfeld 
8: Alter in diesem Jahr (Geburtsdatum) 
→ Funktionsfeld

Hinweis: Informationen zur Erstellung von Ansichten finden Sie unter Kapitel 3. Ansichten. Seite 7

Möchten Sie sich die Gruppe nach Tag und Monat ordnen, setzen Sie die Filter wie folgt: 
1. Monat (Geburtsdatum) mit der Maus anklicken 
2. Shifttaste gedrückt halten und Tag (Geburtsdatum) anklicken

Adressierungsart 
Wir empfehlen für diese Ansicht «Einzeladressierung» zu wählen.

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24

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5.6 Ewigkeitssonntag / Gottesdienste Allerheiligen

Bei dieser Regelaufstellung, sollte folgendes beachtet werden:  
• Aktivieren Sie «Alle Daten», ansonsten werden Ihnen die verstorbenen Personen 
(archivierte) nicht angezeigt 
• Geben Sie die Konfession als Regel ein, sonst werden auch verstorbene Nicht- 
• Kirchgemeindemitglieder angezeigt

Filtern nach gewünschtem Datum:

Ansicht zur Gruppe «Ewigkeitssonntag / Gottesdienst Allerheiligen» 
Für diese Liste empfiehlt es sich, eine neue Gruppenansicht zu erstellen: 
Name: Verstorbene 
1: Nachname 
2: Vorname 
3: Strasse 
4: PLZ/Ort 
5: Geburtsdatum

6: Bestattung am 
7: Bestattung Art 
8: Bestattung Durch 
9: Bestattung Kontakt 
10: Bestattung Ort 
Hinweis: Informationen zur Erstellung von Ansichten finden Sie unter Kapitel 3. Ansichten. Seite 7

Adressierungsart 
Wenn Sie Hinterbliebene anschreiben möchten, empfehlen wir für diese Gruppe 
«Einzeladressierung» zu wählen. Die Verstorbenen, müssen eine Zustelladresse haben.

Hinweis: Wie man eine Zustelladresse erstellt finden Sie in der generellen Bedienungsanleitung unter 
Kapitel 4. Personendaten bei Punkt 4.5.12 Zustelladresse erstellen/löschen. Seite 24

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24

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5.7 Stimmberechtigte

Hier macht es Sinn 2 Gruppen zu erstellen:  
1. Manuelle Gruppe mit den über 16 oder18 Jahre alten Mitgliedern, welche nicht 
stimmberechtigt sind (Bsp. Bevormundete Personen, u.a.)

2. Regelbasierte Gruppe für die Stimmberechtigten Personen, aus welcher automatisch die 
nicht stimmberechtigten Personen herausgefiltert werden:

Wählen Sie aus, was für Ihre Kirchgemeinde gültig ist:  

5.7.1 Adressierungsart 
Wenn Sie Hinterbliebene anschreiben möchten, empfehlen wir für diese Gruppe 
«Einzeladressierung» zu wählen. Die Verstorbenen, müssen eine Zustelladresse haben.

Hinweis: Wie man eine Zustelladresse erstellt finden Sie in der generellen Bedienungsanleitung unter 
Kapitel 4. Personendaten bei Punkt 4.5.12 Zustelladresse erstellen/löschen. Seite 24

Hinweis: Informationen zum Adressierungsformat finden Sie unter Kapitel 9 Adressierung bei Punkt 
9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht). Seite 24 
 

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5.8 Alleinstehende Mitglieder mit und ohne Kinder

WICHTIG: Um diese Regeln zu verwenden müssen die Beziehungen innerhalb der Personen 
stimmen. Infos zur Beziehung finden Sie unter der generellen Bedienungsanleitung: Kapitel 4.6 
Übersicht bei Punkt 4.6.3 Paar- und Elternbeziehung (Familienbeziehung) erstellen / ändern. 
Seite 26

5.8.1 Alleinstehendes Mitglied ohne Kinder

5.8.2 Alleinstehendes Mitglied mit Nur minderjährigen Kinder

5.8.3 Alleinstehendes Mitglied mit noch minderjährigen Kindern

5.8.4 Alleinstehendes Mitglied mit Kindern

5.8.5 Minderjähriges Mitglied ohne Eltern

5.9 Gruppen in einem Ordner zusammenfassen 
Wenn Sie alle Personen aus einem Ordner zusammenfassen möchten, können Sie dies mit der 
Regel «Im Ordner enthalten» tun.

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5.10 Gruppen zusammenfassen

Wenn Sie einzelne Gruppen zusammenfassen möchten, können Sie dies mit der Regel «In der 
Gruppe enthalten» tun. Setzen Sie zwischen den Regeln ein «und».

5.11 Gruppen nicht Berücksichtigen  

Wenn Sie alle Personen aus einem Ordner ausser aus einzelnen Gruppen anzeigen wollen, 
können Sie dies mit der Regel «Gruppe nicht berücksichtigen».

6 Personenfilter bei einer manuellen Gruppe anwenden

• Erstellen Sie eine manuelle Gruppe 
• Öffnen Sie das rechte Fenster

• Machen Sie im neu geöffneten Fenster Rechtklick 
• Unter Personenfilter anwenden, können Sie nun die von die gewünschte 
Gruppe anwählen 
• Es werden Ihnen im rechten Fenster alle 
Personen angezeigt, welche sich in der 
ersten Gruppe befinden 
• Sie können nun alle Personen in Ihre 
manuelle Gruppe ziehen  

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7 Gruppen-Historie

• Öffnen Sie eine manuelle Gruppe 
• Klicken Sie oben im Befehlsmenu 
auf Historie anzeigen

• Unten im Fenster erscheinen neue Filter:

• Grau markierte Personen sind entfernte Personen in der Gruppe 
• Eintritt: Wann wurde diese Person dieser Gruppe zugeteilt 
• Eintritt durch: Wer hat diese Person der Gruppe zugeteilt 
• Austritt: Wann wurde diese Person aus der Gruppe entfernt 
• Austritt durch: Wer hat diese Person aus der Gruppe entfernt

• Sie können die Historie wieder 
durch Anklicken im Befehlsmenu 
schliessen

8 Edit-Modus

Folgende Felder können Sie in der Gruppenansicht mit dem Edit-Modus anpassen bzw. durch 
Bemerkungen ergänzen:

• Funktion in Gruppe → Über Gruppenansicht 
• Bemerkung Gruppeneintrag → Über Gruppenansicht 
• Wenn Historie eingeblendet: Datum Eintritt 
• Wenn Historie eingeblendet: Datum Austritt

• Öffnen Sie eine manuelle Gruppe 
• Fügen Sie die oben erwähnten Felder über die Gruppenansicht ein 
• Klicken Sie oben im Befehlsmenu auf den Edit-Modus

• Die Felder, in welche Sie nun Bemerkungen machen können sind gelb hinterlegt 
• Doppelklick in das jeweilige Feld und Bemerkung schreiben

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9 Adressierung

Wenn die gewünschten Etiketten/ Serienbriefe bereits erstellt sind, haben Sie die Möglichkeit 
eine Adressierungsart zu wählen. Für die gewünschten Adressierungen können Sie 
unterschiedliche Arten auswählen  

9.1 Auswahl der Adressierung

Im Bereich Gruppen, klicken Sie beim Export auf Word. Dort entscheiden Sie, ob alle Personen 
der Gruppe oder nur die Ausgewählten angeschrieben werden sollen. Nun wählen Sie die 
gewünschte Etiketten- oder Serienbriefvorlage aus. Zum Schluss müssen Sie sich für eine 
«Adressierungsform» entscheiden. Diese definiert dann die Adresszeilen/Anschriften.

9.1.1 Einzel Adressierung (Jugendliche, Geburtstagsjubilare, Stimmrecht) 
• Wenn sich mehrere Personen eines Haushaltes in einer Personengruppe befinden, werden 
die einzelnen Personen aus dem Haushalt angeschrieben. 
• Es entstehen einzelne Etiketten/Serienbriefe. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben der betreffenden Person in der 
Gruppe überschrieben.  

9.1.2 Einzel Adressierung mit Haushaltsadresse (Wegzeichen) 
• Wenn sich mehrere Personen eines Haushaltes in einer Personengruppe befinden, werden 
die einzelnen Personen als Haushalt angeschrieben.  
• Es entstehen einzelne Etiketten/Serienbriefe. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird in keinem Fall überschrieben und es entstehen 
mehrere gleiche Etiketten/Serienbriefe.

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9.1.3 Personenadressierung (Im gleichen Haushalt, Geschwister) 
• Wenn sich einzelne Personen eines Haushaltes in einer Personengruppe befinden, werden 
sie gemeinsam angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben der Personen überschrieben. Es 
sei denn es befindet sich ein Elternteil in der Personengruppe, dann werden sie als 
«Familie» angeschrieben.  

9.1.4 Haushaltsadressierung mit Adresszeile 1 und 2 
• Wenn sich mehrere Personen eines Haushaltes in einer Personengruppe befinden, werden 
die einzelnen Personen aus dem Haushalt gemeinsam angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 und 2 wird in keinem Fall überschrieben.

9.1.5 Haushaltsadressierung (Zuzüger, Freiwillige) 
• Wenn sich mehrere Personen eines Haushaltes in einer Personengruppe befinden, werden 
die einzelnen Personen angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 und 2 wird mit den Angaben der einzelnen Familienmitglieder überschrieben. 
Es sei denn es befindet sich ein Elternteil in der Personengruppe, dann werden sie als 
«Familie» angeschrieben.  

• Falls sich nur Minderjährige (unter 16 Jahre) in einer Personengruppe befinden, werden die 
Kinder indirekt angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 wird mit «An die Eltern von» und Adresszeile 2 mit den Angaben der Kinder 
überschrieben.

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9.1.6 Paar Adressierung (Ehejubilare, Senioreneinladungen) 
• Wenn sich ein Paar eines Haushaltes in einer Personengruppe befindet, werden beide 
gemeinsam angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief, sofern beide Partner Mitglieder sind. 
• Ansonsten entstehen zwei separate Etiketten/Serienbriefe. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben des Paares überschrieben.

9.1.7 Paar Adressierung Ökumene (Ehejubilare, Senioreneinladungen) 
• Wenn sich ein Paar eines Haushaltes in einer Personengruppe befindet, werden beide 
gemeinsam angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben des Paares überschrieben.

9.1.8 Eltern Adressierung (Geburten, Kleinkinder, Schüler) 
Wichtig: Damit die Namen der Eltern namentlich erscheinen, muss die Beziehung zwischen 
Kind und Eltern erfasst sein. Ansonsten steht in der Adressierung: «An die Eltern von».

Infos zur Beziehung finden Sie unter der generellen Bedienungsanleitung: Kapitel 4.6 Übersicht. 
Punkt 4.6.3 Paar- und Elternbeziehung (Familienbeziehung) erstellen / ändern. Seite 26

• Wenn sich Kinder eines Haushaltes in einer Personengruppe befinden, werden die Eltern 
der Kinder angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief, sofern beide Eltern Mitglieder sind. 
• Ansonsten wird der Elternteil angeschrieben, welcher ein Mitglied ist. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben der Eltern überschrieben.

• Fall sich Kinder in einer Gruppe befinden und diese keine eingetragenen Eltern (Mitglied) 
haben, werden diese indirekt angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 wird mit «An die Eltern von» und Adresszeile 2 mit den Angaben der 
Kinder überschrieben.  

Version: 11.2020 Seite 27 von 27

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9.1.9 Eltern Adressierung Ökumene (Geburten, Kleinkinder, Schüler) 
Wichtig: Damit die Namen der Eltern namentlich erscheinen, muss die Beziehung zwischen 
Kind und Eltern erfasst sein. Ansonsten steht in der Adressierung: «An die Eltern von».

Infos zur Beziehung finden Sie unter der generellen Bedienungsanleitung: Kapitel 4.6 Übersicht. 
Punkt 4.6.3 Paar- und Elternbeziehung (Familienbeziehung) erstellen / ändern. Seite 26

• Wenn sich Kinder aus einem Haushalt in einer Personengruppe befinden, werden die 
Eltern der Kinder angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben der Eltern überschrieben.

• Fall sich Kinder in einer Gruppe befinden und diese keine eingetragenen Eltern haben, 
werden diese indirekt angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 wird mit «An die Eltern von» und Adresszeile 2 mit den Angaben der 
Kinder überschrieben.

• Falls Sie ein Elternteil selbst erfassen (neu Freie Mutation), müssen Sie eine Verbindung 
zum Kind erstellen, dann wird das erfasste Elternteil angeschrieben. 
• Es entsteht eine Etikette/Serienbrief. 
• Adresszeile 1 und 2 des Haushaltes wird mit den Angaben der Eltern überschrieben. 

__________

Etiketten & Serienbriefe & Formulare

Version: 09.2021 Seite 2 von 23

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1. Neue Etiketten-Vorlage erstellen .......................................................................................... 3 
1.1 Auswahl Seriendruckfeld «Word» ................................................................................... 5 
1.2 Auswahl Seriendruckfeld «Plug-In KW-Software AG» ....................................................... 5 
1.3 Etiketten Aktualisieren .................................................................................................... 6 
2. Etiketten-Vorlage anpassen / einrichten: .............................................................................. 7 
3. Etiketten-Drucken: ................................................................................................................ 9 
4. Neue Serienbrief-Vorlage erstellen: .................................................................................... 11 
4.1 Briefanrede ................................................................................................................... 13 
5. Serienbrief drucken ............................................................................................................. 14 
5.1 Serienbriefe als Mailversand ......................................................................................... 15 
6. Bestehende Vorlagen bearbeiten........................................................................................ 16 
7. Bestehende Vorlagen kopieren ........................................................................................... 17 
8. Serienformulare mit Textmarken-Editor erstellen ................................................................ 18

Beachten Sie auch unsere Webseite www.kikartei.ch  
Die Bildschirmausschnitte stammen aus verschiedenen Versionen von KiKartei 
 

Version: 09.2021 Seite 3 von 23

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1. Neue Etiketten-Vorlage erstellen

• Öffnen Sie das Befehlsmenu «Vorlage erstellen»

• Die Vorlagenverwaltung wird geöffnet. Nun können Sie mittels rechter Maustaste mehrere 
Optionen wählen

• Neue Zeile mit dem Namen «Neue Vorlage…» erscheint. Das Feld ist bereits blau hinterlegt 
und Sie können den gewünschten Namen eingeben.

• Durch Doppelklick in die bereits benannte Vorlage, öffnet sich eine Word-Datei, diese ist 
nun im Hintergrund bereits mit der KiKartei verknüpft

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• In MS Word auf das Register «Sendungen» klicken 
• Wählen Sie unter «Seriendruck starten»: Etiketten

• Geben Sie denn Etikettenhersteller und die korrekte Etiketten-Nr. an 
• Die Etiketten werden dargestellt

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1.1 Auswahl Seriendruckfeld «Word»

Über die Seriendruckfelder können Sie sich auswählen, welche Datenfelder Sie anzeigen 
möchten

• Wechseln Sie ins Register «Sendungen» 
• Nun fügen Sie die Seriendruckfelder ein 
• Wichtig: Bitte unterteilen Sie die Seriendruckfelder mit einem normalen «Enter» 
(nicht Shift-Enter) und fügen Sie bitte keine Leerzeichen ein

1.2 Auswahl Seriendruckfeld «Plug-In KW-Software AG»

Mit unserer Zusatzfunktion «Seriendruckfelder einfügen» können Sie leichter nach dem 
gewünschten Serienfeld suchen und direkt einfügen:  

• Wechseln Sie ins Register «Sendungen» 
• Klicken Sie auf «Seriendruckfelder einfügen» (ganz rechts) 
• Geben Sie nun oben im Fenster den Suchbegriff ein und fügen Sie das gewünschte 
Textfeld mit Doppelklick ein

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• Seriendruckfelder der KW-Software AG eignen sich vor allem dann dafür, wenn man das 
Datumformat auswählen möchte. Bsp. 
o 13.09.21 
o 13. September 2021 
o Montag, 13. September 2021 
o Etc…

1.3 Etiketten Aktualisieren

• Wichtig: Sobald Sie alle Felder eingefügt haben, bitte auf «Etiketten aktualisieren» 
klicken, damit die Änderungen auf alle Etiketten übernommen werden

Es kann nun sein, dass die Abstände zwischen den Zeilen und der Abstand vom vorderen Rand 
nicht korrekt sind – dies muss manuell angepasst werden: 
 

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2. Etiketten-Vorlage anpassen / einrichten:

Bitte nehmen Sie alle Anpassungen an Etiketten jeweils direkt in der Vorlage vor, damit 
diese gespeichert werden und Sie diese nur 1x anpassen müssen.

Es ist hilfreich, wenn Sie die Gitternetzlinien einblenden: 
• Wechseln Sie ins Register Layout und wählen Sie «Gitternetzlinien anzeigen» an

• Markieren Sie anschliessend bitte die komplette 1. Adresse:

• Klicken Sie nun im Register «Start» auf das kleine Zeichen für «Absatzeinstellungen» 
• Im neu geöffneten Fenster können Sie nun den Abstand auf 0 Pt «Vor» und 0 Pt «Nach» 
anpassen 
• Falls der Einzug der Etikette angepasst werden muss, bitte diesen auch gleich anpassen

• Markieren Sie nun bitte nur die 1. Zeile der Adresse um den Abstand von oben noch 
Anzupassen

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• Klicken Sie nun bitte erneut im Register «Start» auf das kleine Zeichen für 
«Absatzeinstellungen» 
• Im neu geöffneten Fenster können Sie nun den Abstand auf 12 Pt. «Vor» und 0 Pt. «Nach» 
anpassen (je nach Etiketten Design kann es sein, dass Sie einen etwas grösseren oder 
kleineren Abstand benötigen)

• Wichtig: Wechseln Sie anschliessend zurück ins Register «Sendungen» und klicken Sie 
auf «Etiketten aktualisieren», damit die Änderungen auf alle Etiketten übernommen werden

• Sie können die Vorlage nun schliessen, diese wird automatisch gespeichert 
 

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3. Etiketten-Drucken:

• Wählen Sie die Gruppe,welche Sie anschreiben möchten und gehen Sie auf Word 
• Auswählen: «Alle Personen» oder falls nur einzelne Mitglieder in der Gruppe von Ihnen 
markiert wurden: «Ausgewählte Personen» 
• Wählen Sie die gewünschte Vorlage 
• Und die dazu passende Anschrift

Genaue Beschreibung der Anschriften finden Sie unter der Bedienungsanleitung Ansichten-
Gruppen-Tabellen «3 Adressierung»

• Geben Sie anschliessend an, ab welcher Etikette Sie ihr Blatt bedruckt haben wollen (falls 
Sie bereits ein paar Etiketten vom 1. Blatt benutzt haben)

• Falls folgende Meldung erscheint, mit «Ja» beantworten (Die Daten werden von der 
KiKartei geladen)

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• Ins Register «Sendungen» wechseln und auf «Fertig stellen und zusammenführen» klicken

• «Einzelne Dokumente bearbeiten» anwählen

• Bei folgender Meldung auf «OK» drücken:

• Nun können Sie die Etiketten wie gewohnt kontrollieren und falls nötig kleine Anpassungen 
im Text vornehmen. Diese Etiketten können Sie gerne separat auf Ihrem PC speichern.

WICHTIG: Sollte Ihnen die Schrift, die Grösse oder Abstände nicht passen, bitte dies immer 
direkt in der Vorlage anpassen. 
 

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4. Neue Serienbrief-Vorlage erstellen:

• Öffnen Sie das Befehlsmenu «Vorlage erstellen»

• Die Vorlagenverwaltung wird geöffnet 
• Nun können Sie mittels rechte Maustaste mehrere Optionen wählen 
• Wählen Sie «Neue Serienbrief-Vorlage» aus

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• Neue Zeile mit dem Namen «Neue Vorlage…» erscheint. Das Feld ist bereits blau hinterlegt 
und Sie können den gewünschten Namen eingeben.

• Durch Doppelklicken auf den Serienbriefnamen öffnet sich der Dateimanager 
• Sie haben nun folgende Möglichkeiten: 
o Dateimanager schliessen (Abbrechen), um eine leere Vorlage zu erzeugen 
o Eine Wordvorlage auswählen und öffnen

• Danach wird MS Word geöffnet

• Sie können auch eine bereits erstellte Vorlage direkt aus dem Windows Explorer mit 
Drag&Drop in die Vorlagenverwaltung ziehen

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Empfänger-Adresse einfügen:

• Nun können Sie die Seriendruckfelder einfügen 
• Wichtig: Bitte unterteilen Sie die Seriendruckfelder mit einem normalen «Enter» 
(nicht Shift-Enter) und fügen Sie bitte keine Leerzeichen ein 
• Nun wie gewohnt den Text einfügen und Formatierung vornehmen

Seriendruckfelder einfügen finden Sie unter Seite 5.

4.1 Briefanrede

Folgende Datenbankfelder können als Seriendruckfeld für die Briefanrede verwendet werden:  

Seriendruckfeld Beispiel (weiblich) 
«Anrede» Frau 
«Briefanrede» Sehr geehrte Frau Kaiser 
«Persönliche_Briefanrede» Liebe Frau Kaiser 
«Persönliche_Briefanrede_Vorname» Liebe Anna

Seriendruckfeld Beispiel (männlich) 
«Anrede» Herr 
«Briefanrede» Sehr geehrter Herr Kaiser 
«Persönliche_Briefanrede» Lieber Herr Kaiser 
«Persönliche_Briefanrede_Vorname» Lieber Max 
 
Wenn sich Kinder in einer Gruppe Befinden und diese, trotz Eltern Adressierung, anschreibt:

Seriendruckfeld Beispiel (weiblich) 
«Vornamen_im_Haushalt_persönlich» Liebe Emily 
«Vornamen_im_Haushalt» Emily

Seriendruckfeld Beispiel (männlich) 
«Vornamen_im_Haushalt_persönlich» Lieber Joshua 
«Vornamen_im_Haushalt» Joshua

Sobald Sie alles angepasst haben, können Sie das Worddokument schliessen (die Vorlage wird 
automatisch in der KiKartei gespeichert).

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5. Serienbrief drucken

• Wählen Sie die Gruppe, welche Sie anschreiben möchten 
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Word 
• Wählen Sie die gewünschte Vorlage 
• Und die dazu passende Anschrift

Genaue Beschreibung der Anschriften finden Sie unter der Bedienungsanleitung Ansichten-
Gruppen-Tabellen «9. Adressierung»

• Falls folgende Meldung erscheint, mit «Ja» beantworten (Die Daten werden von der 
KiKartei geladen)

• Ins Register «Sendungen» wechseln und auf «Fertig stellen und zusammenführen» klicken

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• «Einzelne Dokumente bearbeiten» anwählen

• Bei folgender Meldung auf «OK» drücken:

• Nun können Sie die Briefe wie gewohnt kontrollieren und falls nötig kleine Anpassungen 
im Text vornehmen. Diese Briefe können Sie gerne separat auf Ihrem PC speichern.

Wichtig: Nach dem Ausdruck ist es nötig, dass Sie beide Dokumente, also den fertigen 
Serienbrief, wie auch die Vorlage, wieder schliessen.

5.1 Serienbriefe als Mailversand 
Wenn Man einen Serienbrief fertig stellt, hat man die Möglichkeit den Brief direkt zu drucken 
(siehe 5. 14Serienbrief drucken. Seite 14)  
• Im Bereich «Sendungen» auf «Fertig stellen und zusammenführen» klicken 
• «E-Mail-Nachrichten senden…» auswählen 
• E-Mail-Adressanten wählen. Feld «Email_P oder Email_G» 
• Betreffzeile einfügen und anschliessend auf ok drücken

• Der Serienbrief wird direkt an die Person via Outlook versendet. 
• Wichtig: Serienbriefe ohne Adressierung verwenden «Adresszeile 1+2/Strasse/PLZOrt»

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6. Bestehende Vorlagen bearbeiten

Bereits erstellte Vorlagen können geändert werden, z.B. um den Text oder die Schriftart 
anzupassen:

• Im Befehlsmenü auf «Vorlage erstellen» klicken 
• Das Fenster Vorlagenverwaltung öffnet sich

• Doppelklick auf die zu ändernde Vorlage 
• Word-Dokument öffnet sich 
• Entsprechende Anpassungen machen 
• Dokument schliessen

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7. Bestehende Vorlagen kopieren

• Im Befehlsmenü auf «Vorlage erstellen» klicken 
• Das Fenster Vorlagenverwaltung öffnet sich 
• Mit rechter Maustaste auf die zu kopierende Vorlage klicken 
• «Vorlage kopieren» anwählen

• Es erscheint eine neue Vorlage, welche Sie nun neu benennen können

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8. Serienformulare mit Textmarken-Editor erstellen

Bei den Serienformularen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Informationen aus den Daten 
des Haushaltes zu nehmen. Anders als beim Serienbrief, können Sie nicht nur die Daten der 
ausgewählten Person herausnehmen, sondern auch die der verknüpften Familienmitglieder.  

Infos zur Verknüpfung der Familienmitglieder (Beziehung) finden Sie unter der generellen 
Bedienungsanleitung: Kapitel 4.6 Übersicht. Punkt 4.6.3 Paar- und Elternbeziehung 
(Familienbeziehung) erstellen / ändern. Seite 26

• Wechseln Sie zu den Personendaten anschliessend zu dem Register Dokumente

• Gehen Sie oben Links bei «Dokumente» auf Vorlage verwalten.

• Die Vorlagenverwaltung wird geöffnet 
• Nun können Sie mittels rechte Maustaste mehrere Optionen wählen

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• Wählen Sie «Neue Formular-Vorlage» aus

• Neue Zeile mit dem Namen «Neue Vorlage…» erscheint. Das Feld ist bereits blau hinterlegt 
und Sie können den gewünschten Namen eingeben.

• Durch Doppelklicken auf den Serienbriefnamen öffnet sich der Dateimanager 
• Sie haben nun folgende Möglichkeiten: 
o Dateimanager schliessen (Abbrechen), um eine leere Vorlage zu erzeugen 
o Eine Wordvorlage auswählen und öffnen

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• Sie können auch eine bereits erstellte Vorlage direkt aus dem Windows Explorer mit 
Drag&Drop in die Vorlagenverwaltung ziehen 
• Danach wird MS Word geöffnet 
• Um Textmarken-Felder einzufügen, klicken Sie bitte oben im Befehlsmenu auf 
«Textmarken» -> der Textmarken-Editor öffnet sich

• Wählen Sie oben beim Dropdown «Person» die Person, auf welche die KiKartei sich beim 
jeweiligen Feld beziehen soll

Anders als bei den regulären Serienbriefen und Etiketten, können Sie bei den Formularen 
auswählen, wen von den Familienmitgliedern dieses Textfeld betrifft.

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• Im Feld «Full Text Search» können Sie nach dem gewünschten Textmarker suchen:

• Wenn Sie ein Datum wählen, können Sie auf «Einfügen» klicken und so das Format wählen 
• Wählen Sie das gewünschte Format und die Sprache aus und klicken Sie auf «Auswählen»

• Im unteren Bereich der Textmarker, können Sie alle gesetzten Textfelder im Dokument 
nachvollziehen. Um zu der betreffenden Stelle hingeführt zu werden, klicken Sie auf den Button 
«Gehe zu». 
• Sie können falsch gesetzte Textfelder löschen, in dem Sie auf den betreffenden Button 
«Löschen» klicken.

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• Um Textfelder einzufügen, erstellen Sie erst eine leere Vorlage mit den gewünschten Felder

• Anschliessend können Sie die gewünschten Textfelder einfügen 
• Gehen Sie zur betreffenden Person im Register auf Dokumente

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• Klicken Sie auf Word und wählen Sie die betreffende Person aus 
• Nehmen Sie die erstellte Formular-Vorlage

• Danach wird MS Word geöffnet

• Gleichzeitig wird das Formular bei der jeweiligen Person unter Dokumente abgelegt 
___________

Bedienungsanleitung Dublettenverschmelzung

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie Personen, die doppelt in der 
KiKartei erfasst sind, zusammenführen können.

1. Man wechselt in die Gruppen, klickt auf Personengruppen und sucht nach der 
Person.

2. Nachdem die Person gefunden wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste 
auf das „Nicht Mitglied“ (in blauer Schrift) und wählen Sie „Dublette suchen“ 
aus.

3. Die Maske „Dublettensuche“ wird geöffnet. Klicken Sie im linken Fenster auf 
die Person. Im rechten Fenster erscheint dann die Dublette. Machen Sie einen 
Rechtsklick auf die Dublette im rechten Fenster und wählen Sie „Personen 
vereinen“ aus.

• Wenn man sich nicht mehr sicher ist, welche Details bei den Dubletten 
eingetragen sind und nur den Vornamen kennt, kann man das Häkchen beim 
Vornamen setzen und bei den anderen Filtern das Häkchen entfernen, indem 
man daraufklickt. Anschliessend werden im rechten Fenster alle Personen 
angezeigt, die denselben Vornamen haben

________

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Religionsunmündige Kinder 
1 Allgemeine Informationen

Diese Anleitung wurde für beide Konfessionen, sowohl reformiert als auch katholisch 
erstellt.

KW-Software hat von den beiden Landeskirchen Zürich den Auftrag erhalten, die 
Daten, die von der kantonalen Einwohnerplattform zur Verfügung gestellt werden, 
einzulesen. 
Diese Daten enthalten Informationen über Eltern von Anzahl Kindern, bei denen die 
Konfession unbekannt ist und mindestens ein Elternteil reformiert/katholisch ist.

Für jede Kirchgemeinde wird eine manuelle Gruppe namens "Religionsunmündige 
Kinder" geführt, die bei jedem Import aktualisiert wird.

Es wurde für jede Kirchgemeinde eine neue Ansicht erstellt mit dem Namen 
"Religionsunmündige Kinder". Diese Ansicht wurde der Gruppe Religionsunmündige 
Kinder" zugewiesen und diese Konfiguration darf nicht verändert werden.

In der Ansicht "Religionsunmündige Kinder" sind folgende Spalten definiert:  
• Nachname, Vorname, Strasse, PLZ/Ort und Geburtsdatum 
• Anzahl Kinder → Anzahl Religionsunmündige Kinder 
• Import Datum → Datum des letzten Imports bei neuen Einträgen oder wenn sich 
die Anzahl der Kinder erhöht hat.  
• Bemerkung Haushalt → Bei neuen Einträgen sowie bei einer Veränderung Anzahl 
der Kinder oder der Kinder unter einem Jahr wird folgender Text eingefügt:

o Neuer Eintrag: Importdatum und Anzahl Kinder

o Aktualisierter Eintrag: Importdatum und Differenz Anzahl Kinder

o Aktualisierter Eintrag: Anzahl Kinder unter einem Jahr mit dem Vermerk Ja

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2 Anleitung

2.1 Filtern nach Kindern unter einem Jahr

Wenn man nach Kindern unter einem Jahr filtern möchte, kann man wie folgt 
vorgehen:

In Bemerkung Haushalt auf das grün Markierte klicken, anschliessend Enthält auswählen 
und dann das Importdatum eingeben, z. B. 27.01.2025;ja.

2.2 Serienbrief Erstellung 
Wir haben eine Vorlage für diesen Geschäftsfall mit Namen «Briefvorlage 
Religionsunmündige Kinder» erstellt:

Öffnen Sie die Vorlagenverwaltung und fügen Sie diese Vorlage bei Bedarf ein und 
passen Sie diese nach Ihren Bedürfnissen an.

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In der Gruppenverwaltung die manuelle Gruppe «Religionsunmündige Kinder» 
auswählen und dann nach dem letzten Importdatum filtern.

Danach kann nun der Serienbrief mit dieser Auswahl erstellt und gedruckt werden.

Sobald die neuen Daten importiert wurden, können Sie den Vorgang wiederholen.

____

Bedienungsanleitung: Externe Mitgliedschaft 
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Mitglieder für eine externe Kirchgemeinde 
ausserhalb ihres Kantons (BL, BS) freigeben können – sofern dies von den Mitgliedern 
gewünscht wird. 
1. Aktionen in der Ursprungsgemeinde 
Gehen Sie zunächst auf das betreffende Mitglied. Klicken Sie dann im Bereich 
Adresse auf Externe Mitgliedschaft und wählen Sie die gewünschte 
Kirchgemeinde aus.

2. Aktionen in der Ursprungsgemeinde 
Unter Dashboard im unteren Bereich sehen Sie anschliessend, dass die 
Anfrage an die ausgewählte Kirchgemeinde übermittelt wurde.

3. Aktionen in der Ursprungsgemeinde 
Falls eine Person versehentlich freigegeben wurde, können Sie die Freigabe 
mit einem Rechtsklick löschen.

4. Aktionen in der Zielgemeinde 
Die angefragte Kirchgemeinde sieht die Anfrage ebenfalls im Dashboard im 
oberen Bereich. Diese wird unter Externe Mitgliedschaft mit einem 
Warnsymbol angezeigt. Mit einem Rechtsklick kann die Kirchgemeinde die 
Anfrage genehmigen oder löschen.

5. Aktionen in der Zielgemeinde 
Sobald die Kirchgemeinde die Anfrage genehmigt hat, wird der Status im 
Dashboard auf Genehmigt gesetzt. Die betroffene Person wird daraufhin 
ausgeblendet.  
Möchten Sie alle Personen – auch die genehmigten – anzeigen, setzen Sie im 
Status-Filter ein Häkchen bei Genehmigt.

6. Aktionen in der Ursprungsgemeinde 
Die Kirchgemeinde, die das Mitglied freigegeben hat, sieht im Dashboard ein 
Informationssymbol, das darauf hinweist, dass die Anfrage genehmigt wurde. 
Diese kann die Anfrage anschliessend unter Kontrollieren überprüfen und dort 
ein Häkchen setzen. Danach verschwindet die Person ebenfalls aus der 
Übersicht. 
Wenn Sie auch kontrollierte Personen anzeigen möchten, setzen Sie im 
Kontrolliert-Filter ein Häkchen bei True.

7. Aktionen in der Zielgemeinde 
Wenn ein Mitglied nicht mehr Teil der gewünschten Kirchgemeinde sein 
möchte, kann diese den Austritt veranlassen. Dazu macht man im Dashboard 
einen Rechtsklick auf die betreffende Person und führt den Austritt aus.

8. Aktionen in der Ursprungsgemeinde 
Die Kirchgemeinde, welche die Person ursprünglich freigegeben hat, sieht die 
ausgetretenen Personen im Dashboard, wenn der Status-Filter auf Austritt 
gesetzt wird. Dort werden alle Personen angezeigt, die bei einer gewünschten 
Kirchgemeinde ausgetreten sind.

_____________

Erfassen von Kasualien

1.1    Konzept

Bei der Dateneingabe werden neu die Felder «Durchführende KG» und «Wohnsitz KG» erfasst. Diese Felder werden für die Statistik der Landeskirche sowie für die Synchronisation mit der Wohnsitz KG verwendet.

Bei Mitgliedern ist die «Wohnsitz KG» immer die eigene und kann nicht verändert werden, für die «Durchführende KG» können folgende Werte ausgewählt werden:

• bestimmte Kirchgemeinde im Aargau
• restliche Schweiz
• Ausland

Bei Nichtmitgliedern ist die die «Durchführende KG» grundsätzlich die eigene, für die «Wohnsitz KG» können folgende Werte ausgewählt werden:

• bestimmte Kirchgemeinde im Aargau
• restliche Schweiz
• Ausland
• keine

Bei Nichtmitgliedern muss die betreffende Person zuerst mit den Personendaten als neue Person erfasst werden, bevor sie in der Maske zur Erfassung von Kasualien angewählt und verknüpft werden kann.

NB: In dieser Anleitung bedeutet Mitglied, dass die Person Mitglied der betreffenden Kirchgemeinde ist. Nichtmitglied bedeutet, dass die Person entweder Mitglied einer anderen Kirchgemeinde ist (im Aargau, in der restlichen Schweiz, im Ausland) oder aber gar keiner Kirchgemeinde angehört (andere Konfession, Religion oder konfessionslos).

1.2    Taufe

Bei der Erfassung von Taufdaten muss Folgendes beachtet werden:

• Erfassen der Taufe eines Mitglieds: Auswahl der «Durchführende KG»
• Erfassen der Taufe eines Nichtmitglieds: Auswahl der «Durchführende KG» und der «Wohnsitz KG», wobei die «Durchführende KG» die eigene ist.
• Bei Nichtmitgliedern können folgende Daten angepasst werden:
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum (wenn das Programm beim Synchronisieren mit der «Wohnsitz KG» keine Person findet, können hier die Daten angepasst werden)
• Das Taufdatum muss eingegeben werden, alle anderen Felder sind optional.

1.3    Kindersegnung

Bei der Erfassung von Kindersegnungen muss Folgendes beachtet werden:

• Erfassen der Kindersegnung eines Mitglieds: Auswahl der «Durchführende KG»
• Erfassen der Kindersegnung eines Nichtmitglieds: Auswahl der «Durchführende KG» und der «Wohnsitz KG», wobei die «Durchführende KG» die eigene ist.
• Bei Nichtmitgliedern können folgende Daten angepasst werden:
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum (wenn das Programm beim Synchronisieren mit der «Wohnsitz KG» keine Person findet, können hier die Daten angepasst werden)
• Das Datum der Kindersegnung muss eingegeben werden, alle anderen Felder sind optional.

1.4    Konfirmation

Bei der Erfassung von Konfirmationen muss Folgendes beachtet werden:

• Erfassen der Konfirmation eines Mitglieds: Auswahl der «Durchführende KG»
• Erfassen der Konfirmation eines Nichtmitglieds: Auswahl der «Durchführende KG» und der «Wohnsitz KG», wobei die «Durchführende KG» die eigene ist.
• Bei Nichtmitgliedern können folgende Daten angepasst werden:
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum (wenn das Programm beim Synchronisieren mit der «Wohnsitz KG» keine Person findet, können hier die Daten angepasst werden)
• Das Datum der Konfirmation muss eingegeben werden, alle anderen Felder sind optional.

1.5    Trauung

Bei der Erfassung von Trauungen muss Folgendes beachtet werden:

• Erfassen der Trauung eines Mitglieds: Auswahl der «Durchführende KG»
• Erfassen der Trauung eines Nichtmitglieds: Auswahl der «Durchführende KG» und der «Wohnsitz KG», wobei die «Durchführende KG» die eigene ist.
• Bei Nichtmitgliedern können folgende Daten angepasst werden:
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum (wenn das Programm beim Synchronisieren mit der «Wohnsitz KG» keine Person findet, können hier die Daten angepasst werden)
• Das Datum der Trauung, die Konfession und das Geschlecht müssen eingegeben werden, alle anderen Felder sind optional.

1.6    Abdankung

Bei der Erfassung von Abdankungen muss Folgendes beachtet werden:

• Erfassen der Abdankung eines Mitglieds: Auswahl der «Durchführende KG»
• Erfassen der Abdankung eines Nichtmitglieds: Auswahl der «Durchführende KG» und der «Wohnsitz KG», wobei die «Durchführende KG» die eigene ist.
• Bei Nichtmitgliedern können folgende Daten angepasst werden:
  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum (wenn das Programm beim Synchronisieren mit der «Wohnsitz KG» keine Person findet, können hier die Daten angepasst werden)
• Das Datum der Abdankung und die Konfession müssen eingegeben werden, alle anderen Feldern sind optional.

Stand: 02. August 2024______________

1. Inhalt

1      Einleitung.. 3

1.1...... Allgemeines Bedienungskonzept 3

1.2...... Starten des Programms. 3

1.3...... Installation des Programms. 3

1.4...... Personendaten und Gruppen. 3

2      Erfassen einer externen Person. 4

2.1...... Leere Maske erstellen. 4

3      Erfassen eines externen Haushaltes. 5

3.1...... Erste Person des Haushaltes. 5

3.2...... Weitere Personen in einem externen Haushalt aufnehmen. 5

4      Externe Person in einen bestehenden Haushalt aufnehmen.. 5

5      Beziehungen erstellen.. 6

6      Juristische Person aufnehmen.. 7

6.1...... Erfassen der juristischen Person. 7

7      Person mit Geschäftsadresse erfassen. 8

7.1...... Erfassen der Person. 8

7.2...... Erfassen der Geschäftsadresse. 8

7.3...... Versandtyp. 8

1       Einleitung

1.1         Allgemeines Bedienungskonzept

Das Bedienkonzept wird in der Bedienungsanleitung Grundmodul beschrieben.

1.2         Starten des Programms

Das Starten des Programms wird in der Bedienungsanleitung Grundmodul beschrieben.

1.3         Installation des Programms

Die Installation wird in der Bedienungsanleitung Grundmodul beschrieben.

1.4         Personendaten und Gruppen

Die beiden Register werden in der Bedienungsanleitung Grundmodul beschrieben.

2       Erfassen einer externen Person

2.1         Leere Maske erstellen

Um eine auswärtige Person zu erfassen, muss zuerst eine leere Maske erstellt werden.

Wählen Sie «Neu» im Haushalts-Bereich der Befehlsmenüleiste.

Nun können Sie «Neu (freie Mutation)» wählen, somit hat die externe Person keinen

Einfluss auf die Statistischen Daten in der KiKartei hat.

Nun können Sie die Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen ergänzen.

Hinweis: die KiKartei hat keine Pflichtfelder.

Die Felder «Adresszeile 1» & «Adresszeile 2» werden von den Personendaten

übernommen, Sie können die Adresszeilen über das Icon

«Adresse» aktualisieren.

3       Erfassen eines externen Haushaltes

3.1         Erste Person des Haushaltes

Die erste Person des Haushaltes, dürfen über «Neu» im Haushalts-Bereich der Befehlsmenüleiste erstellt. Sie können die erste Person wie im Punk 2.1 beschrieben erfassen.

3.2         Weitere Personen in einem externen Haushalt aufnehmen

Um weitere Personen in einem bestehenden Haushalt aufzunehmen, können Sie über «Neu» im Personen-Bereich der Befehlsmenüleiste, auch hier dürfen Sie

«Neu (freie Mutation)» wählen. Es ist wichtig, dass Sie über den Personen-Bereich

gehen, damit die neue Person direkt im bestehenden Haushalt aufgenommen wird.

Nun dürfen Sie die Person erneut wie im Punk 2.1 beschrieben erfassen.

4       Externe Person in einen bestehenden Haushalt aufnehmen

Wenn eine Person im Haushalt kein Mitglied ist und dementsprechend nicht geliefert wurde kann man diese zusätzlich als Nichtmitglied erfassen.

In diesem Fall können Sie den betreffenden Haushalt öffnen und die Person         gemäss Punkt 3.2 aufnehmen.

5       Beziehungen erstellen

Um die familienbezogenen Adressierungsarten die, die KiKartei bietet anwenden zu können, ist es wichtig, dass die Beziehungen im Hintergrund erfasst sind.

Beispiel:  Damit Paare zusammen angeschrieben werden können muss die Beziehung für das Programm bekannt sein.

• De Beziehungen können Sie manuell über «Übersicht», «Beziehungen erstellen»

erzeugen.

• Wenn Sie «Beziehungen erstellen» wählen, öffnet sich folgende Auswahl.

Partnerbeziehung:

• Sie dürfen, um eine Partnerbeziehung

erstellen zu können das Icon «Partner» anklicken.

• Nun können Sie einen der Partner mit Drag and Drop auf den Partner auf der anderen Seite ziehen.

Kind-Elternbeziehung:

• Sie dürfen, um eine Kind-Elternbeziehung

erstellen zu können das Icon «Kinder» anklicken.

• Nun können Sie das Kind mit Drag and Drop auf beide Eltern auf der anderen Seite ziehen.

6       Juristische Person aufnehmen

6.1         Erfassen der juristischen Person

Um eine juristische Person erfassen zu können, muss zuerst eine leere Maske erstellt werden.

Wählen Sie «Neu» im Haushalts-Bereich der Befehlsmenüleiste und anschliessend «Neu (freie Mutation)» wählen

Wenn die leere Maske besteht, dürfen Sie diese wie folgt erfassen:

Da das Geschlecht auf «Juristische Person» gesetzt ist, können Sie nun die Adresszeilen über das Icon «Adresse» aktualisieren. Somit wird die Kontaktperson ins Feld

«Adresszusatz» aufgenommen.

Bei mehrzeiligen Anschriften dürfen Sie auch die Adresseile 1 verwenden.

7       Person mit Geschäftsadresse erfassen

7.1         Erfassen der Person

Sollte die Person noch nicht erfasst sein können Sie diese gemäss Punkt 2.1 aufnehmen.

7.2         Erfassen der Geschäftsadresse

Nun können Sie über das Icon «Adresse» eine Zustelladresse einfügen. 

Die Zustelladresse dürfen Sie wie folgt erfassen, der gelb leuchtende Button muss auf

Geschäft gesetzt sein.

7.3         Versandtyp

Wenn der Empfänger die Post auf die Geschäftsadresse (Zustelladresse) erhalten möchte, müssen Sie bei der Zustelladresse den Typ «Post» einfügen damit beim Exportieren der Daten die Zustelladresse mit dem Typ Post ausgewählt werden kann.

Mit einem Doppelklick auf dem Feld «Typ» der Zustelladresse öffnet sich ein Fenster, in dem Sie mit Rechtsklick einen Versandtyp aufnehmen können.

Damit der auf Punkt 7.1 erwähnte Versandtyp funktioniert, müssen Sie bei einem Versand explizit den Versandtyp «Post» auf dem Fenster «Auswahl Adressierung» wählen.

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KiKartei 

1       Anleitung

• Sollte Ihre E-Mailadresse bereits vorhanden sein, klicken Sie auf der Anmeldungsoberfläche auf «Passwort vergessen» und geben Sie Ihre E-Mailadresse an. Nun erhalten Sie einen Link per Mail. Öffnen Sie den Link, um das Passwort setzen zu können. Bitte beachten Sie die Passwortregeln.
• Loggen Sie sich mit der E-Mailadresse und dem von Ihnen gesetzten Passwort ein.

• Bitte klicken Sie auf «Registrieren», wenn Ihre E-Mailadresse noch nicht in der Kursdatenbank erfasst wurde.

• Anschliessend müssen die E-Mailadresse und die nötigen Daten eingegeben

werden, damit diese vom System überprüft werden können.

Sollten Sie bereits in der Raumverwaltungsdatenbank erfasst sein, können Sie wie folgt vorgehen:

• Sie erhalten ein Link, der Ihnen ein Fenster öffnet, indem das Passwort geändert werden kann. Bitte beachten Sie die Passwortregeln.
• Loggen Sie sich mit der Mailadresse (Benutzername) und dem von Ihnen gesetzten Passwort ein.

Sollten Sie noch nicht in der Raumverwaltungsdatenbank erfasst sein, können Sie wie folgt vorgehen:

• Klicken Sie auf «Aufnahme als Nichtmitglied».
• Erfassen Sie die angeforderten Daten auf dem eingeblendeten Printscreen.
• Im Nächsten Schritt Klicken Sie auf der Anmeldungsoberfläche auf «Passwort vergessen» und geben Sie Ihre E-Mailadresse an. Nun erhalten Sie einen Link per Mail. Öffnen Sie den Link, um das Passwort setzen zu können. Bitte beachten Sie die Passwortregeln.
• Loggen Sie sich mit der E-Mailadresse und dem von Ihnen gesetzten Passwort ein.

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KiKartei  

Inhaltsverzeichnis

1      Einleitung... 3

Allgemeines Bedienungskonzept 3

Starten des Programms. 3

Installation des Programms. 3

Personendaten und Gruppen. 3

2      Raumverwaltung... 4

Befehlsleiste der Raumverwaltung. 4

3      Konfiguration.. 6

4      Gebäude und Räume erfassen.. 9

Gebäude erfassen. 9

Raum erfassen. 10

5      Termine erfassen.. 13

6      Ansichten.. 17

7      Räumen überlagern und filtern nach Terminarten.. 20

8      Terminliste. 21

9      Dienstplan.. 23

10    Hintergrund Informationen.. 26

Beachten Sie auch unsere Website www.kw-software.ch

1       Einleitung

Die Raumverwaltung ist ein Zusatzmodul der KiKartei der KW-Software. Dieses Modul ermöglicht die Verwaltung und Terminplanung von Gebäuden mit deren Räumen, einschliesslich der Verwaltung von Materialien.

Für Nutzer des Zusatzmodul Schlüsselverwaltung ist diese ebenfalls integriert.

Allgemeines Bedienungskonzept

Das Bedienungskonzept entspricht dem allgemeinen Bedienungskonzept der KiKartei und wird im Grundmodul beschrieben.

Starten des Programms

Durch Doppelklick auf das Symbol wird das Anmeldefenster geöffnet und der Benutzer kann sich anmelden (siehe Grundmodul Kapital 1.2)

Installation des Programms

Die Installation wird in der Bedienungsanleitung Grundmodul beschrieben.

Installation der Mobile App

Die Installation wird in den Bedienungsanleitungen Installation der KiKartei auf Apple iOS Smartphone & Installation der KiKartei auf Android Smartphone beschrieben.

Personendaten und Gruppen

Die beiden Register werden in der Bedienungsanleitung Grundmodul beschrieben.

2       Raumverwaltung

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint das KiKartei-Hauptfenster.

Wenn Sie den Verwaltungsordner «Räume & Termine» anklicken, wird die Raumverwaltung geöffnet.

Zusätzlich erscheint der Verwaltungsordner «Dienstpläne». Bei dem Verwaltungsordner können Sie die Dienstpläne erstellen und die Personenplanung koordinieren.  

Befehlsleiste der Raumverwaltung

	Der Internetbrowser wird geöffnet und der Online-Kalender wird geöffnet. Sie können diesen Link auf der eigenen Website integrieren.
	Wenn Sie neue Daten für die Online-Terminverwaltung erfasst werden, können Sie diese mit dem Icon «Neu laden» aktualisieren.
	Die aufgeführten Icons können Sie verwendet werden, um neue Gebäude und Räume zu erfassen.
	Die aufgeführten Icons können Sie verwenden, um die Eigenschaften der Gebäude oder des Raumes anzupassen.
	Die aufgeführten Icons können verwandet werden, um das markierte Gebäude oder den markierten Raum mit allen dazugehörigen Daten zu löschen.
	Mit dem Icon «Räume überlagern» können Sie die Räume überlagert darstellen und diese anschliessend speichern.
	Mit dem Icon «Termine drucken» können Sie die erfassten Termine ausdrucken.
	Mit dem Icon «Monatsübersicht» oder «Veranstaltungs Kalender» können Sie die Monatsansicht in eine vordefinierte Excel-Datei exportieren. Beim Export können Sie die gewünschten Exportfelder der Termine angeben.
	Mit dem Symbol „Planung anzeigen“ können Sie den Terminplan exportieren. Der Export berücksichtigt dabei die aktuelle Ansicht (Monat, Woche, Tag) sowie das ausgewählte Gebäude oder den Raum.
	Mit dem Icon «Terminart Filter» können Sie sich spezifische Terminarten anzeigen lassen. Beispiel: Wenn Sie eine Ansicht haben möchten, in der man nur die Gottesdienste sieht, können Sie nach der «Terminart» Gottesdienste filtern.
	Wenn Sie das Icon «Historie» öffnen können Sie die letzten Mutationen in der Raum & Terminverwaltung sehen.
	Mit dem Icon «Terminliste» können Sie eine Liste mit allen Kriterien der «Raum & Terminverwaltung» öffnen.
	Wenn Sie das Icon Material öffnen können Sie Ihren Materialstamm sehen und verwalten.
	Wenn Sie das Icon «Terminart» oder das Icon «Zielgruppe» öffnen können Sie Terminarten und Zielgruppen sehen und verwalten.
	Wenn Sie das Icon «Vorlagen Excel» öffnen können Sie die vorgegebenen Vorlagen anpassen.
	Wenn Sie das Icon «Vorlagen Raumvermietung» öffnen können Sie Ihre Rechnungsvorlagen sehen und verwalten.

3       Konfiguration

Material

Bestand erfassen:

Um Material erfassen zu können, klicken Sie auf das Icon «Material». Anschliessend wird das Fenster Material geöffnet. Mit einem Rechtsklick oder mit einem Klick auf das Symbol «Neu» können Sie Ihr Material und dessen Preise erfassen.

Inventar auf Gebäudeebene:

Das Material welches Sie aufgenommen haben, kann im Gebäudefenster mit Rechtsklick festgelegt werden. Dieses Material steht allen Räumen des Gebäudes zur Verfügung.

Inventar auf Raumebene:

Das Material welches Sie aufgenommen haben kann im Raumfenster mit Rechtsklick festgelegt werden. Dieses Material steht nur in diesem Raum zur Verfügung. Bsp. Einen im Raum befästigten Beamer.

Material Bestellung:

Im erstellten Termin kann unter dem Register «Material» bei der Bestellung die Anzahl der benötigten Materialien angegeben werden. Diese werden dann vom Gebäude/Raum abgezogen werden.

Terminarten erfassen

Um verschiedene Arten von Terminen zu erfassen, klicken Sie auf das Symbol „Terminart“. Dadurch öffnet sich das Fenster «Verwaltung Terminarten». Dort können Sie neue Terminarten durch einen Rechtsklick erfassen.

Zusätzlich kann eine Reihenfolge für die Darstellung der Terminarten im Fenster Termine gesetzt werden.

Website-Plugin: Temin Veröffentlichen ist nur für Plugin Nutzer relevant. Mehr dazu finden Sie in der Anleitung «Raum- und Terminverwaltung Website Plugin».

Hinweis Censhare: Hinweise dazu finden Sie in der Anleitung «Raum- und Terminverwaltung Censhare».

Zielgruppen erfassen

Um Zielgruppen zu erfassen, klicken Sie auf das Icon «Zielgruppe». Dadurch öffnet sich das Fenster «Verwaltung Zielgruppen». Mit einem Rechtsklick können Sie Ihre Zielgruppen erfassen.

Website-Plugin: Hinweise dazu finden Sie in der Anleitung «Raum- und Terminverwaltung Website Plugin».

Vorlagen Raumvermietung

Öffnen Sie das Icon Vorlagen Raumvermietung und erstellen Sie einen Serienbrief mit den Seriendruckfeldern der Raumverwaltung. Gehe wie folgt vor:  04 Beispiele Serienbrief-Etiketten-Formulare.pdf

Oder verwenden Sie die von uns bereitgestellten Vorlagen:

10 Rechnungsvorlage mit Material & 11 Rechnungsvorlage ohne Material

Spezielle Seriendruckfelder:

Hier sehen Sie einige der speziellen Felder und wie sie bei der Anwendung aussehren.

«Termin_DatumFormatiert»	Di.18.01.2022 10:00-14:00
«Termin_MietkostenFormatiert»	500.00
«Termin_Material_Liste»	Stühle (10)    10.00 Tische (2)      10.00
«Termin_Totalkosten»	520.00

4       Gebäude und Räume erfassen

Gebäude erfassen

Mit einem Rechtsklick im Verwaltungsordner, können Sie Gebäude erfassen. Machen Sie einen Rechtsklick auf dem Titel (oberste Ebene) und klicken Sie anschliessend auf «Neus Gebäude». Nun können Sie die Daten im Gebäudefenster erfassen. Sollten Sie Änderungen vornehmen wollen, kommen Sie mit einem Rechtsklick auf das Gebäude auf «Gebäude ändern».

Hinweis Censhare: Das Feld «Kreis» erscheint nur wenn eine Pfarrei- oder Kreiszuteilung vorhanden ist. Diese Daten werden für den Export der Daten ins Censhare oder für unsere Plugins verwendet.

Berechtigungen

Mit einem Rechtsklick auf der Adresse, können Sie das Berechtigungsfenster öffnen.

Die Berechtigungen können Sie anschliessend pro Person oder pro Rolle hinterlegen.

Der Vorteil der Rollenberechtigungen: Wenn Sie die Rollenberechtigungen setzten, sind diese vorhanden, auch wenn ein neuer Mitarbeiter dazukommt.

Raum erfassen

Machen Sie einen Rechtsklick auf das Gebäude (zweite Ebene) und klicken Sie anschliessend auf «Neuer Raum». Nun können Sie die Daten im Raumfenster erfassen.

Raum deaktivieren

Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen: Termine bleiben erhalten der Raum kann wieder aktiviert werden.

Mit einem Rechtsklick auf den Raum können Sie einen Raum deaktivieren.

Deaktivierte Räume können Sie im Nachhinein mit einem Rechtsklick anzeigen.

Wenn Sie einen Rechtsklick auf den deaktivierten Raum machen, können Sie diesen wieder aktivieren.

Verantwortlich & Administration

Mit einem Klick auf den rechts aufgeführten Feldstechern, können Sie eine Person aus Ihren Personendaten auswählen und einsetzen.

Verantwortlich: Ist zuständig für die Räumlichkeiten im physischen Sinne (z.B.

ein Sigrist)

Administration: Ist zuständig für administrative Angelegenheiten 

Hinweis: Sollten mehrere Personen als Verantwortliche und Administrator angeschrieben werden, erfassen Sie in den Personendaten mehrere E-Mailadressen mit «;».

Einstellungen für die Raumreservation

Anfrage & Reservation: Wählen Sie die Farben in welchen Anfragen und Reservationen dargestellt werden sollen.

Tipp: Wählen Sie für Anfragen einen Helle Farbe und für die Reservation die gleiche Farbe in einem dunklen Ton.

Über Internet buchbar: Setzten Sie den Haken ein, wenn Sie möchten, dass online Anfragen gemacht werden können.

Hier gibt es zwei Varianten:

Die erste Variante ist als Standard hinterlegt, Sie können sich zwei Farben aussuchen.

Die zweite Variante kann bei uns angefragt werden.

Es wird nur eine Farbe gesetzt, Anfragen und Reservationen unterscheidet man anschliessend durch eine Schraffierung.

Raumdaten hinterlegen

Mit einem Rechtsklick können Sie Mietkosten, Bilder (für Onlinereservationsanfragen, sowie das Material aus der Materialliste aufnehmen.

Der Bereich «Schlüssel» erscheint nur wenn Sie unser Zusatzmodul «Schlüsselverwaltung» verwenden. In diesem Bereich sehen Sie, wer einen Schlüssel für den Raum hat.

5       Termine erfassen

Termin

Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Tag öffnet sich das «Termin Fenster»

Ergänzen Sie die aufgeführten Datenfelder.

Wichtig: Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeiten werden online (Website, Raumreservation) nur auf Anfrage angezeigt.

Hinweis Censhare: Betreff, Beschreibung, Zeit, Raum-Name, sowie der Kreis werden für die Zuordnung der Pfarreien im Censhare verwendet. Bei der Terminart Veranstaltungen wird ein zusätzliches Feld «Ort der Veranstaltung» eingeblendet mit dem vordefinierten Wert Raum-Name, Kreisbezeichnung. Dieser Wert kann überschrieben werden.

Hinweis: Es können mehrere Zielgruppen und Terminarten eingesetzt werden.

Hinweis Censhare: Die Terminart Gottesdienst hat erste Priorität.

Serientermin

Wenn Sie auf «Wiederholung bearbeiten» gehen, öffnet sich das Serientermintool. Dort können Sie verschiedensten Regeln aufstellen.

Zusätzliche Räume

Wenn mehrere Räumlichkeiten gleichzeitig gebucht werden, können Sie die zusätzlichen Räume mir Rechtsklick auswählen.

Kontakt

Die Person, die für den Termin zuständig ist, wird als Kontakt aufgenommen.

Über Rechnung erstellen können Sie die hinterlegte Rechnung generieren.

Material

Hier kann die Materialbestellung aufgenommen werden. Die Verfügbaren Materialien werden passen sich der Bestellung an.

Dokumente

Im Dokumentenregister können Sie Dokumente, die zum Termin gehören aufnehmen.

Plugin-Website: Mit Freigabe können Sie Dokumente für die Website freischalten. Bsp. Flyer

Bild

Plugin-Website: Im Register Bild können Sie Bilder fürs Plugin aus dem Explorer aufnehmen.

Personenplanung

Erstellen Sie in der Gruppenverwaltung eine manuelle Personengruppe und benennen Sie die Gruppe (Beispiel Lektoren). Mit einem Rechtsklick auf der Gruppe öffnet sich eine Auswahl, wählen Sie «Eigenschaften anzeigen».

Setzten Sie den Haken auf Terminverwaltung im Eigenschaftsfenster der Gruppe.

Personen können anschliessend im Register Personenplanung mit Rechtsklick aufgenommen werden.

Im Gruppenbereich können vordefinierte Funktionen in den Eigenschaften der Gruppen hinterlegt werden. Beispiel: Ministranten (Oberministrant).

Die gewünschte Funktion kann in der Personenplanung ausgewählt werden.

Der Termin können Sie mit dem Button «OK» speichern. Sollten die Mailadressen enthalten sein und ein Raumadministrator, sowie Verantwortlichen gibt es eine Meldung zu den Mails für die Verantwortlichen und die Personen aus der Personenplanung.

6       Ansichten

In dem Sie auf die markierten Buttons klicken können Sie Ihre bevorzugte Ansicht wählen. Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Ansichten zur Verfügung:

Monatsansicht

Wochenansicht

Tagesansicht

Terminsuche

In der Ansicht finden Sie ein Suchfeld, mit dem Sie nach dem Titel der Termine suchen können. Die Suche und das Springen auf anderen Terminen machen Sie mit den Pfeilchen neben dem Suchfeld.

Falls Sie nach dem Inhalt der Beschreibung suchen, setzten Sie den Hacken bei «inkl. Beschreibung»

Monate

In der Ansicht finden sie Pfeile mit denen Sie auf die nächsten Tage, Monate und Wochen wechseln können. Ausserdem können sie auf das Kalender-Symbol, um im Kalender ein spezifisches Datum für die Anzeige zu wählen.

Rot markierte Termine

 Diese Termine werden auf Ihre Website veröffentlicht. (Gilt für Plugin-Nutzer)

Zusätzliche Räume

Dieser Raum wurde in dem in Klammern erfassten Raum als «zusätzlicher Raum (ZR)» erfasst.

Symbol Serie

Dieser Termin gehört zu einer Serie.

Symbol Serie Ausnahme

 Dieser Serie wurde durch eine Änderung aus der Serie genommen.

Über einen Termin fahren

Wenn Sie über einen Termin fahren, sehen Sie die wichtigsten Daten zum Termin.

Rechtsklick auf dem Termin:

Folgende Aktionen können mit einem Rechtsklick ausgeführt werden:

• Termin auf ein anderes Datum kopieren
• Termin in einen anderen Raum verschieben
• Serientermin in einen Einzeltermin umwandeln
• Termine können manuell mit Censhare synchronisiert werden
• Einen Termin löschen (Bei einem Serientermin wird abgefragt, ob der Einzeltermin oder die Serie gelöscht werden soll)

Termin verschieben

 Termine können mit Drag and Drop in ein anderes Datum verschoben werden.

Termin kopieren

Termine können mit der CTRL-Taste und Drag an Drop kopiert werden.

Feiertagsverwaltung

Unter Stammdaten im Verwaltungsordner finden Sie Ihre Feiertagsverwaltung mit den von uns gesetzten Feiertagen. Mit einem Rechtsklick können diese auch von Ihnen ergänzt werden.

7       Räumen überlagern und filtern nach Terminarten

Räume überlagern

Wenn Sie einzelne Räume gemeinsam ansehen möchten, können Sie oben auf der «Befehlsmenüleiste» das Icon «Räume überlagern» und anschliessend «Termine überlagern». Nun erscheinen neben den Gebäude- und Terminnamen Kasten, in denen Sie ein Haken einsetzen können, um die Termine der danebenstehenden Gebäude/Räume auf der Ansicht darzustellen.

Sollten Sie immer eine spezifische Kombination sehen wollen können Sie die «Überlagerung» speichern. Nachdem Sie ein Haken für die gewünschten Adressen/Räume gesetzt haben, können Sie nochmals aufs Icon «Räume überlagern». Anschliessend wählen Sie «Aktuelle Überlagerung speichern» und benennen die Überlagerung (Bsp. «Überlagerung Sekretariat»). Die gespeicherte Überlagerung kann nun bei jeder Anwendung unter «Räume überlagern» gewählt werden.

Falls Sie dies Überlagerun beim Starten der KiKartei sehen wollen, können Sie die Überlagerung als Standartansicht festlegen.

Terminart Filter

Wenn Sie nach den gesetzten Terminarten filtern möchten, können Sie aufs Icon «Terminart Filtern». Anschliessend setzen Sie die Haken an den Terminarten ein, welche Sie auf der Ansicht anzeigen möchten.

8       Terminliste

Filtern

In der Termin Liste können Sie innerhalb der Ansicht nach jedem Kriterium filtern.

Beispiel. Nach Datum filtern von: 01.01.2023 bis: 31.12.2023.

Achtung: Wenn Sie Termine aus der Vergangenheit sehen wollen, können Sie oben links auf «Aktive Termine» klicken.

Ausgabemöglichkeiten:

Bei einer Ausgabe erscheint das Fenster «Ausgabekonfiguration». Nun können Sie ein Feld bei denen Daten setzten, welche Sie exportieren möchten.

Wochenübersicht:

Veranstaltungskalender:

Planung:

Filtern nach Teilnehmern und Gruppen

Mit den Icons «Teilnehmer» und «Gruppen» können Sie nach den Gruppen und Personen die fürs «Register Personenplanung» genutzt werden filtern.

9       Dienstplan

Geben Sie eine manuelle Personengruppe für die Raumverwaltung frei. Mit der Registerkarte "Dienstplan" können Sie jeder Veranstaltung eine Gruppe zuweisen und die benötigte Personenzahl angeben.

Bei Zuweisung einer Gruppe zu mehreren Terminen können Sie einen Dienstplan für diese Gruppe erstellen. Die Mitglieder geben ihre Verfügbarkeit an, und das Programm generiert die Personenplanung. Personen werden gerecht auf die Termine verteilt und erhalten entsprechende Einladungen.

Gruppe für Dienstplan freigeben:

Gemäss Personenplanung S. 16

Gruppe für Termine Planen:

Termin öffnen und in das Register Dienstplan wechseln. Dort können Sie eine Gruppe mit rechter Maustaste zuweisen und angeben, wie viele Personen Sie aus der Gruppe benötigen.

Dienstplan erstellen:

Sobald Sie alle Termine erfasst, haben für den Sie einen Dienstplan eingeben möchten, können Sie in das Register Dienstplan wechseln.

In der aufgelisteten Gruppe könne Sie mit der Rechten Maustaste «Neuer Dienstplan erstellen» das Konfigurationsfenster öffnen. 

Dienstplanfelder:

Datum: Ab wann wollen den Dienstplan verwenden

Name: Titel des Dienstplaner

Art: «Archiv» für bereits vergangenen Dienstplan

Antwortfrist: für K!Mobil User – bis wann müssen die Personen Antwort geben

Freigabe: Dienstplan steht bereit für die Eingabe

Publiziert: Dienstplan wurde bereits eingeteilt. Eingetragene Personen werden in der Personalplanung eingetragen werden.

Termin Konfiguration:

Mit der Konfiguration geben Sie an, welche Termine Sie alle für den Dienstplan verwenden möchten, falls Sie nicht alle Termine für diesen Dienstplan verwenden möchten.

Freigeben:

Sobald Sie mit den Terminen zufrieden sind, können Sie den Dienstplan freigeben. Sobald der Termin freigegeben wurde, können Sie Anfangen die Termine einzutragen.

Der Kreis vor dem Termin erschein anschliessend blau.

DatumUhrzeitTitel (Raumkürzel)Anzahl PersonenTerminart  

Hinweis: Bei Nutzung der K!Mobil App, können sich die Personen selbstständig eintragen.

Termin einer Person zuweisen:

Wenn Sie einen Termin einer Person zuweisen möchten, können Sie die mit der Rechten Maustaste auf das betreffende Datum machen und «Termin zuweisen» wählen. Bei der Persone erscheint dann ein grüner Kreis.

Termin Selektieren

Falls Sie einer Person einen Termin definitiv zuweisen möchten können Sie auf den grünen Kreis mit rechtklick «Termin selektieren» wählen. Der Termin erhält dann einen blauen hacken und der Termin wird definitiv zugewiesen.

Termine zuweisen (einteilen)

Wenn sich alle Personen eingetragen haben, oder Sie alle zugewiesen haben, können sie im Befehlsmenü auf «Termin zuweisen» gehen, um den Dienstplan einzuteilen. Die Termine erhalten einen grünen Hacken.

Sobald Sie zufrieden sind mit der Einteilung, können Sie auf Publizieren gehen. Es erscheint die Meldung «Wollen Sie die Terminänderung senden?» Wenn Sie diese mit «Ja» beantworten, erhalten alle Personen, die nun in der Personenplanung eingetragen sind eine Einladung.

Die Personen erscheinen nun in der Personenplanungen der Termine.

10   Hintergrund Informationen

10.1.1 Mailversand Regeln

• Damit Mails gesendet werden können, müssen Administration, Verantwortlicher und Kontaktperson erfasst sein.
• Verantwortliche Person, sowie Administration benötigen eine E-Mailadresse im Feld «E-Mail G» oder «E-Mail P».
• Die Personen für die Personenplanung, benötigen eine E-Mailadresse im Feld «E-Mail P».
• Die E-Mailadresse der Kontaktperson ist ein Pflichtfeld.

10.1.2 Mailversand-Fälle

• Neuer Termin wird gespeichert

Info an: Raumverantwortlich (Info), Kontakt (Einladung), Teilnehmer (Personenplanung) (Einladung)

• Termin wird geändert (Datum / Zeit / Adresse bzw. Raum)

Info an: Raumverantwortlich (Info), Kontakt (Einladung), Teilnehmer (Personenplanung) (Einladung)

• Termin wird gelöscht

Info an: Raumverantwortlich (Info), Kontakt (Absage), Teilnehmer (Personenplanung) (Absage)

• Termin wird geändert (Kontaktmailadresse geändert)

Info an: vorherigen Kontakt (Absage), Raumverantwortlich (nur Info), neuen Kontakt (Einladung)

• Termin wird geändert (Teilnehmer (Personenplanung))

Info an: vorherige Teilnehmer (Personenplanung)(Absage), neuen Teilnehmer (Personenplanung) (Einladung), Kontakt (nur Info)

• Termin wird geändert (Material)

Info an: Raumverantwortlich (Info), Kontakt (Info)

• Termin bestätigen (Anfrage auf Reservation)

Info an: Raumverantwortlich (Info), Kontakt (Einladung), Teilnehmer (Personenplanung) (Einladung)

• Desktop Termin ablehnen (Anfrage löschen)

Info an: Kontakt (Info)

• Outlook Termin wird angenommen

Info an: Kontakt (Info), (Teilnahmebestätigung an die Antwortadresse senden)

• Outlook Termin wird abgelehnt

Info an: Kontakt (Info), (Ablehnung an die Antwortadresse senden)

• Website Terminanfrage (Kontakt)

Info an: Administration